Свяжитесь с нами прямо сейчас!
Также Вы можете позвонить нам самостоятельно
+38 (067) 637 3271

Автоматизация бизнеса

Как автоматизировать бизнес для увеличения эффективности и доходности
Заполните, пожалуйста, форму
Автоматизация бизнеса применяется для облегчения и ускорения рутинных задач. На компьютеры и оборудование организации устанавливается специальное программное обеспечение. Именно ПО отвечает за автоматизацию бизнеса. Основные сферы для внедрения автоматизации:

  • Базовые рабочие процессы. Это работы, которые сотрудники постоянно выполняют, так называемые рутинные задачи. Автоматизация базовых процессов помогает высвободить значительное количество рабочего времени сотрудников, что приводит к повышению общей продуктивности и росту дохода организации.

  • Сервисные процессы. Это работы, которые необходимы для поддержания жизнедеятельности бизнеса. К ним относятся бухгалтерский учет, делопроизводство, формирование отчетов и т.д. Автоматизация снижает расходы на ведение подобных процессов. Сотрудники затрачивают меньше времени на заполнение документации, расчеты, анализ и общая стоимость работ снижается.

С автоматизацией бизнеса компания высвобождает часть ресурсов, может перенаправить их на более важные процессы и оптимизировать расход времени, финансов.

В будущем значительное количество задач будет решаться беспилотными роботами, а уже сейчас в помощь бизнесу созданы инструменты для быстрого решения текущих задач. Например, CRM-система и программа для автоматизации доставки воды поможет наладить общение с клиентами, учитывать мельчайшие нюансы работы.

Почему нужно автоматизировать бизнес

Автоматизация бизнеса — это экономия времени и ресурсов. Внедрение специального программного обеспечения проводится именно с этой целью. Работы, которые выполняют люди и программы, существенно различаются в качестве и скорости. Человеческий фактор влияет на все бизнес-процессы. Если речь идет о рутинных задачах, программа справится лучше.

Также исключаются возможные ошибки в заполнении документов, отчетов, карточек. Результат автоматизации бизнеса – ускорение рабочих процессов, устранение ошибок. Кроме того, работы, выполненные программой не нужно оплачивать, как это происходит с трудом работников. Главные задачи автоматизации бизнеса:

  • Улучшение учета и контроля;

  • Ускорение составления документов;

  • Планирование стратегии развития;

  • Снижение расходов на оплату труда;

  • Снижение человеческого фактора;

  • Безопасность данных;

  • Повышение качества клиентского сервиса.

Побочный эффект автоматизации бизнеса состоит в разгрузке сотрудников и повышении продуктивности труда. Человеческое время переключается на уникальные задачи и работу с клиентами.


Два направления автоматизации бизнеса

Как уже говорилось выше, автоматизация бизнес-процессов делится на две основных категории:

  • Оптимизация основных процессов. К ним относятся работа с клиентами, заполнение документов, сохранение информации и т.д. Автоматизация основных процессов приводит к увеличению продаж и общей прибыльности бизнеса.

  • Оптимизация поддерживающих процессов. Помогает снизить расходы на человеческий труд. Расчеты, бухгалтерский учет, аналитика проводятся в автоматическом режиме.

Если в компании уже налажен клиентский сервис, доходность на высоком уровне, с помощью автоматизации можно снизить расходы организации.

Какие задачи решает автоматизация

Система автоматизации бизнеса помогает упростить и решить стандартные задачи, которые встречаются практически в любой организации:

  • Распределение задач и контроль. Программное обеспечение помогает рационально распределять задачи между сотрудниками. Их действия и диалоги с клиентами записываются, поэтому руководству легко отслеживать качество работы менеджеров и другого персонала.

  • Простой документооборот. При сотрудничестве с контрагентами, клиентами и партнерами автоматически формируются документы определенного типа и заполняются согласно полученным данным. Программное обеспечение может работать с деловыми предложениями, накладными, счетами-фактурами, актами сверки.

  • Сокращение штата и расходов на сотрудников. С внедрением системы автоматизации продуктивность персонала возрастает, потребность в раздутом штате работников снижается.

  • Снижается человеческий фактор. При выполнении рутинных задач люди склонны делать ошибки неосознанно, проблема устраняется с помощью программных решений. Кроме того, база автоматизации защищают данные организации от посторонних.

Один из побочных эффектов системы автоматизации работы компании – это улучшение сервиса по работе с клиентами.

Преимущества автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнес процессов — это затратный проект, который потребует финансовых вливаний и обучения персонала на первых этапах. Любой руководитель организации хочет убедиться, что инвестиция принесет результат. Существует 5 основных показателей, по которым определяется эффективность внедрения автоматизации:

  • Снижение стоимости входящих обращений. «Теплые» клиенты — это основа успешной работа отдела продаж. От количества своевременно и грамотно обработанных заявок зависит общий доход организации.

  • Поддержка работы компании. Оптимизация рабочих процессов приводит к ускорению общей деятельности, росту продуктивности и продаж.

  • Структурирование и систематизация данных. Отчеты, информация о клиентах, этапы воронки продаж и другие сведения автоматически сохраняются в нужных разделах программного обеспечения. При этом сотрудникам не нужно прикладывать усилий.

  • Снижение субъективности бизнес-процессов. В принятии важных решений необходимы предварительная аналитика, точный расчет прогнозов и результатов. Программное обеспечение позволяет определять наиболее рациональные ходы без субъективной оценки.
Круг задач, доступных после внедрения автоматизации, зависит от функционала и версии программного обеспечения.

Инструменты автоматизации бизнеса

Существует множество систем автоматизации бизнес-процессов, часть из них доступны организациям без серьезных финансовых вложений. Например, многие компании используют Excel или Гугл таблицы. Такие инструменты требуют ручного внесения информации, но в некоторой степени облегчают работу сотрудников. Также существуют специализированные программные решения, созданные непосредственно для бизнеса.
Системы управления проектами
Программы Trello, Jira, Asana предназначены для проектной работы. Основной функционал сводится к рациональному распределению задач между сотрудниками.

Руководитель создает заказ или проект указанием итогового результата. Сотрудники берут элементы целого заказа и заполняют карточки отметками о решении задач. Главный менеджер проекта контролирует выполнения задач и общий процесс достижения результата.

Подобные программы помогают автоматизировать сообщение между исполнителями. Выполнив задачу, сотрудник отмечает это, и все участники проекта видят изменения. Прямые сообщения, вопросы и ожидание сводятся к минимуму.

Системы управления финансами и складом

Программы Trello, Jira, Asana предназначены для проектной работы. Основной функционал сводится к рациональному распределению задач между сотрудниками.

Руководитель создает заказ или проект указанием итогового результата. Сотрудники берут элементы целого заказа и заполняют карточки отметками о решении задач. Главный менеджер проекта контролирует выполнения задач и общий процесс достижения результата.

Подобные программы помогают автоматизировать сообщение между исполнителями. Выполнив задачу, сотрудник отмечает это, и все участники проекта видят изменения. Прямые сообщения, вопросы и ожидание сводятся к минимуму.

Системы управления финансами и складом

1C, Delovod и другие программы разработаны непосредственно для управления финансовыми операциями, складом. Программным обеспечением этого типа чаще всего пользуются бухгалтеры. Программы помогают автоматизировать и упростить процесс заполнения счетов, актов и прочих финансовых документов.

Системы управления рабочим временем и персоналом

Системы типа Bamboohr, Hurma упрощают процесс управления персоналом. Сотрудники могут самостоятельно оставлять комментарии и заявки, отмечать рабочее время, выходные и отпуска. Отметки сотрудников автоматически передаются в отдел кадров и бухгалтерию. Система рассчитывает начисление заработной платы, компенсации и отработанные часы.

Некоторые версии программного обеспечения также помогают контролировать сотрудников. Например, программа автоматически сохраняет изображение рабочего стола сотрудника раз в 10 минут и отправляет эти данные руководству. Таким способом можно убедиться, что персонал занят рабочими задачами в течение дня.

CRM-системы

Программное обеспечение для автоматизации взаимодействия с клиентами. CRM-системы работают по достаточно простому принципу. Внешняя оболочка напоминает таблицу Excel. Каждому клиенту отводится собственная карточка в базе данных. В карточку вносится информация о контактных данных, истории общения, предыдущих сделках или вопросах к менеджерам.

Каждый сотрудник, связавшись с конкретным клиентом, видит сведения о полученных вопросах, этапах сотрудничества или заключенных сделках. Также система напоминает о необходимости связаться с клиентом, делает автоматические рассылки сообщений и писем, сохраняет историю диалогов и переписки.

В зависимости от специфики организации и размера штата, клиенты закрепляются за отдельными менеджерами или передаются свободным сотрудникам. Даже если персонал ранее не работал с этим клиентом, вся важная информация будет содержаться в карточке, выводиться на экран простым нажатием на запись в базе данных. Даже при увольнении части персонала, CRM-система сохранит проделанную работу и защитит ее от взлома, удаления, доступа третьих лиц.


ERP-системы

Эти системы предназначены для отладки автоматизированных бизнес-процессов в комплексе. Многие крупные и государственные структуры странах СНГ пользуются подобными системами. Например, Почта России, РЖД и т.д.

ERP-системы позволяют синхронизировать информацию о клиентах, сотрудниках, сделках. Система автоматически проводит расчеты, дает подсказки персоналу и выполняют множество других рутинных задач.

Автоматизация подобным способом существенно ускоряет рабочие процессы, экономит время и ресурсы сотрудников. Также ERP позволяет свести влияние человеческого фактора на деятельность организации к минимуму.

ESP-системы

ESP-системы предназначены для рассылки писем на электронные почты клиентов, партнеров, целевой аудитории в маркетинговых целях. Рассылками можно пользоваться для информирования и привлечения покупателей. При использовании подобных систем не потребуется самостоятельно верстать письма, загружать списки электронных адресов или направлять сообщение вручную каждому пользователю. Также существуют системы, которые автоматически формируют и рассылают серии писем, подводя клиента к покупке без участия менеджеров.

CMS-системы

Программное обеспечение этого типа создано для удобства администрирования сайта организации. До появления CMS-систем любые манипуляции с сайтами требовали вмешательства системного администратора, правки кода. С CMS-системой достаточно нажать несколько пунктов в меню панели управления, чтобы интерфейс, функционал или внешний вид сайта изменились.

Самостоятельное администрирование сайтов помогает сэкономить на найме специалистов и разработчиков. Специалисты настраивают сайт, наполняют его перед вводом в эксплуатацию. Большую часть дальнейших изменений руководство или сотрудники компании могут делать собственноручно.

Как выбрать систему для автоматизации бизнеса

Программное обеспечение для автоматизации бизнеса подбирается из 2-х категорий. Это может быть готовая универсальная система, написанная разработчиками на продажу или дистрибуцию. Некоторые организации предпочитают выбирать второй вариант: инвестировать в разработку уникальных систем, которые специально создаются под них.

Покупка и обслуживание готового программного обеспечения обходится значительно дешевле. Руководство покупает доступ к системам, устанавливает ПО на корпоративные устройства, обучает персонал. Разработка собственных систем долгая, дорогая, но подразумевает большую свободу в выборе и настройке функционала.

На что обратить внимание при выборе системы автоматизации бизнеса:

  1. Возможности ПО соответствуют специфике организации. Если компании часть процессов можно перевести на автоматический режим, нужно подбирать соответствующую систему.

  2. Систему можно встроить в рабочие процессы компании. Функционал, полезный интернет-магазину или службе доставке, не принесет результата производственному предприятию.

  3. Программное обеспечение поддерживает настройку, изменение функционала и доступа. Гибкие настройки помогают оптимизировать автоматические процессы.

  4. Система поддерживает интеграцию в существующие процессы и программы. Персоналу не будет удобно запускать десятки программ одновременно. Кроме того, не интегрированные системы требуют покупки более дорого оборудования.

Компания Venta-crm предлагает CRM-системы для автоматизации бизнеса, повышения доходности компании, улучшения клиентского сервиса. Мы поможем наладить отношения с клиентами, установить качественное программное обеспечение с технической поддержкой. Все подробности на сайте Venta-crm.
Свяжитесь с нами прямо сейчас!
Также Вы можете позвонить нам самостоятельно
+38 (067) 637 3271
Made on
Tilda