Автоматизація бізнесу

Автоматизація бізнесу застосовується для полегшення та прискорення рутинних завдань. На комп'ютери та обладнання організації встановлюється спеціальне програмне забезпечення. Саме ПЗ відповідає за автоматизацію бізнесу. Основні сфери для впровадження автоматизації:

• Базові робочі процеси. Це роботи, які працівники постійно виконують, так звані рутинні завдання. Автоматизація базових процесів допомагає звільнити значну кількість робочого часу працівників, що призводить до підвищення загальної продуктивності та зростання доходу організації.
• Сервісні процеси Це роботи, які необхідні підтримки життєдіяльності бізнесу. До них належать бухгалтерський облік, діловодство, формування звітів тощо. Автоматизація знижує витрати на ведення таких процесів. Співробітники витрачають менше часу на заповнення документації, розрахунки, аналіз та загальна вартість робіт знижується.

З автоматизацією бізнесу компанія вивільняє частину ресурсів, може перенаправити їх на важливіші процеси та оптимізувати витрати часу, фінансів.

У майбутньому значна кількість завдань вирішуватиметься безпілотними роботами, а вже зараз на допомогу бізнесу створено інструменти для швидкого вирішення поточних завдань. Наприклад, CRM-система та програма для автоматизації доставки води допоможе налагодити спілкування з клієнтами, враховувати найдрібніші нюанси роботи.

Автоматизація бізнесу – це економія часу та ресурсів. Впровадження спеціального програмного забезпечення проводиться саме з цією метою. Роботи, які виконують люди та програми, суттєво різняться як і швидкість. Людський чинник впливає всі бізнес-процеси. Якщо йдеться про рутинні завдання, програма впорається краще.

Також виключаються можливі помилки у заповненні документів, звітів, карток. Результат автоматизації бізнесу – прискорення робочих процесів, усунення помилок. Крім того, роботи, виконані програмою, не потрібно оплачувати, як це відбувається з працею працівників. Головні завдання автоматизації бізнесу:

• Поліпшення обліку та контролю;
• Прискорення складання документів;
• Планування стратегії розвитку;
• Зниження витрат на оплату праці;
• Зниження людського чинника;
• Безпека даних;
• Підвищення якості клієнтського обслуговування.
  

Побічний ефект автоматизації бізнесу полягає у розвантаженні співробітників та підвищенні продуктивності праці. Людський час переключається на унікальні завдання та роботу з клієнтами.

Як уже говорилося вище, автоматизація бізнес-процесів поділяється на дві основні категорії:

• Оптимізація основних процесів. До них відносяться робота з клієнтами, заповнення документів, збереження інформації тощо. Автоматизація основних процесів призводить до збільшення продажу та загальної прибутковості бізнесу.
• Оптимізація підтримуючих процесів. Допомагає зменшити витрати на людську працю. Розрахунки, бухгалтерський облік, аналітика проводять у автоматичному режимі.

Якщо у компанії вже налагоджений клієнтський сервіс, прибутковість на високому рівні, з допомогою автоматизації можна знизити витрати організації.

Система автоматизації бізнесу допомагає спростити та вирішити стандартні завдання, які зустрічаються практично у будь-якій організації:

• Розподіл завдань та контроль. Програмне забезпечення допомагає раціонально розподіляти завдання між працівниками. Їхні дії та діалоги з клієнтами записуються, тому керівництву легко відстежувати якість роботи менеджерів та іншого персоналу.
• Простий документообіг. При співпраці з контрагентами, клієнтами та партнерами автоматично формуються документи певного типу та заповнюються згідно з отриманими даними. Програмне забезпечення може працювати з діловими пропозиціями, накладними, рахунками-фактурами, актами звіряння.
• Скорочення штату та витрат на співробітників. З використанням системи автоматизації продуктивність персоналу зростає, потреба у роздутому штаті працівників знижується.
• Знижується людський чинник. Під час виконання рутинних завдань люди схильні робити помилки несвідомо, проблема усувається з допомогою програмних рішень. Крім того, база автоматизації захищають ці організації від сторонніх.

Один із побічних ефектів системи автоматизації роботи компанії – це покращення сервісу роботи з клієнтами.

Автоматизація бізнес-процесів — це витратний проект, який вимагатиме фінансових вливань та навчання персоналу на перших етапах. Будь-який керівник організації хоче переконатися, що інвестиція принесе результат. Існує 5 основних показників, за якими визначається ефективність застосування автоматизації:

• Зниження вартості вхідних звернень. «Теплі» клієнти – це основа успішної роботи відділу продажів. Від кількості своєчасно та грамотно опрацьованих заявок залежить загальний дохід організації.
• Підтримка роботи компанії. Оптимізація робочих процесів призводить до прискорення спільної діяльності, зростання продуктивності та продажу.
• Структурування та систематизація даних. Звіти, інформація про клієнтів, етапи продажів та інші відомості автоматично зберігаються в потрібних розділах програмного забезпечення. При цьому співробітникам не потрібно докладати зусиль.
• Зниження суб'єктивності бізнес-процесів. У прийнятті важливих рішень необхідні попередня аналітика, точний розрахунок прогнозів та результатів. Програмне забезпечення дозволяє визначати найраціональніші ходи без суб'єктивної оцінки.

Існує безліч систем автоматизації бізнес-процесів, частина їх доступні організаціям без серйозних фінансових вкладень. Наприклад, багато компаній використовують Excel або Google таблиці. Такі інструменти вимагають ручного внесення інформації, але полегшують роботу співробітників. Також є спеціалізовані програмні рішення, створені безпосередньо для бізнесу.

Програми Trello, Jira, Asana призначені для проектної роботи. Основний функціонал зводиться до оптимального розподілу завдань між співробітниками.

Керівник створює замовлення чи проект зазначенням підсумкового результату. Співробітники беруть елементи цілого замовлення та заповнюють картки відмітками про вирішення завдань. Головний менеджер проекту контролює виконання завдань та загальний процес досягнення результату.

Такі програми допомагають автоматизувати повідомлення між виконавцями. Виконавши завдання, співробітник наголошує на цьому, і всі учасники проекту бачать зміни. Прямі повідомлення, запитання та очікування зводяться до мінімуму.

Програми Trello, Jira, Asana призначені для проектної роботи. Основний функціонал зводиться до оптимального розподілу завдань між співробітниками.

Керівник створює замовлення чи проект зазначенням підсумкового результату. Співробітники беруть елементи цілого замовлення та заповнюють картки відмітками про вирішення завдань. Головний менеджер проекту контролює виконання завдань та загальний процес досягнення результату.

Такі програми допомагають автоматизувати повідомлення між виконавцями. Виконавши завдання, співробітник наголошує на цьому, і всі учасники проекту бачать зміни. Прямі повідомлення, запитання та очікування зводяться до мінімуму.

1C, Delovod та інші програми розроблені безпосередньо для управління фінансовими операціями, складом. Програмним забезпеченням цього найчастіше користуються бухгалтери. Програми допомагають автоматизувати та спростити процес заповнення рахунків, актів та інших фінансових документів.

Системи типу Bamboohr, Hurma полегшують процес управління персоналом. Співробітники можуть самостійно залишати коментарі та заявки, відзначати робочий час, вихідні та відпустки. Позначки співробітників автоматично передаються до відділу кадрів та бухгалтерії. Система розраховує нарахування заробітної плати, компенсації та відпрацьований годинник.

Програмне забезпечення для автоматизації взаємодії із клієнтами. CRM-системи працюють за досить простим принципом. Зовнішня оболонка нагадує таблицю Excel. Кожному клієнту приділяється власна картка в базі даних. У картку вноситься інформація про контактні дані, історію спілкування, попередні угоди або питання до менеджерів.

Кожен співробітник, зв'язавшись з конкретним клієнтом, бачить відомості про отримані питання, етапи співробітництва або укладені угоди. Також система нагадує необхідність зв'язатися з клієнтом, робить автоматичні розсилки повідомлень і листів, зберігає історію діалогів та листування.

Залежно від специфіки організації та розміру штату клієнти закріплюються за окремими менеджерами або передаються вільним співробітникам. Навіть якщо персонал раніше не працював із цим клієнтом, вся важлива інформація буде утримуватися в картці, виводитися на екран простим натисканням на запис у базі даних. Навіть при звільненні частини персоналу, CRM-система збереже виконану роботу та захистить її від злому, видалення, доступу третіх осіб.

Ці системи призначені для налагодження автоматизованих бізнес-процесів у комплексі. Багато великих і державних структур країни користуються подібними системами.

ERP-системи дозволяють синхронізувати інформацію про клієнтів, співробітників, угоди. Система автоматично проводить розрахунки, підказує персоналу і виконує безліч інших рутинних завдань.

Автоматизація у такий спосіб суттєво прискорює робочі процеси, економить час та ресурси співробітників. Також ERP дозволяє звести вплив людського фактора на діяльність організації до мінімуму.

ESP-системи призначені для розсилки листів на електронні пошти клієнтів, партнерів, цільової аудиторії у маркетингових цілях. Розсилками можна скористатися для інформування та залучення покупців. При використанні таких систем не потрібно самостійно верстати листи, завантажувати списки електронних адрес або надсилати повідомлення вручну кожному користувачеві. Також існують системи, які автоматично формують та розсилають серії листів, підводячи клієнта до покупки без участі менеджерів.

Програмне забезпечення цього створено для зручності адміністрування сайту організації. До появи CMS-систем будь-які маніпуляції з сайтами вимагали втручання системного адміністратора, редагування коду. З CMS-системою достатньо натиснути кілька пунктів у меню панелі керування, щоб інтерфейс, функціонал або зовнішній вигляд сайту змінились.

Самостійне адміністрування сайтів допомагає заощадити на наймані фахівців та розробників. Фахівці настроюють сайт, наповнюють його перед введенням в експлуатацію. Більшість подальших змін керівництво або співробітники компанії можуть робити власноруч.

Програмне забезпечення для автоматизації бізнесу підбирається із 2-х категорій. Це може бути готова універсальна система написана розробниками на продаж або дистрибуцію. Деякі організації вважають за краще вибирати другий варіант: інвестувати у розробку унікальних систем, які спеціально створюються під них.

Купівля та обслуговування готового програмного забезпечення обходиться значно дешевше. Керівництво набуває доступу до систем, встановлює ПЗ на корпоративні пристрої, навчає персонал. Розробка власних систем довга, дорога, але має на увазі велику свободу у виборі та налаштуванні функціоналу.

На що звернути увагу під час вибору системи автоматизації бізнесу:

1. Можливості ПЗ відповідають специфіці організації. Якщо компанії можна перевести частину процесів на автоматичний режим, потрібно підбирати відповідну систему.
2. Систему можна вбудувати у робочі процеси компанії. Функціонал, корисний інтернет-магазину або службі доставки, не дасть результату виробничому підприємству.
3. Програмне забезпечення підтримує налаштування, зміну функціоналу та доступу. Гнучкі налаштування допомагають оптимізувати автоматичні процеси.
4. Система підтримує інтеграцію в існуючі процеси та програми. Персоналу не буде зручно запускати десятки програм одночасно. Крім того, не інтегровані системи вимагають купівлі дорожче обладнання.

Компанія Venta-CRM пропонує CRM-системи для автоматизації бізнесу, підвищення прибутковості компанії, поліпшення клієнтського сервісу. Ми допоможемо налагодити відносини із клієнтами, встановити якісне програмне забезпечення з технічною підтримкою. Всі подробиці на сайті Venta-CRM.