Analiza i obliczenie efektywności systemu CRM

Rozwój systemów informatycznych stał się nieodłączną częścią współczesnego biznesu. Technologie cyfrowe i oprogramowanie mają na celu ułatwienie i automatyzację wielu procesów w działalności firmy. Jedną z przydatnych technologii dla biznesu jest CRM.

Korzyści ekonomiczne wynikające z wdrożenia systemu CRM mają charakter pośredni. Systemy CRM zostały stworzone w celu poprawy obsługi klienta, oszczędności czasu pracowników, a w konsekwencji – zwiększenia sprzedaży. Ze względu na pośredni wpływ na zyski firmy oraz konieczność inwestowania w technologię CRM, menedżerowie i przedsiębiorcy często mają wątpliwości co do racjonalności takich inwestycji.

Jak ocenić skuteczność wdrożenia systemu CRM

Ocena skuteczności wdrożenia systemu CRM odbywa się w oparciu o trzy kluczowe kategorie:

1. Prosta;

2. Pośrednia;

3. Ograniczanie ryzyka.

Przed wdrożeniem systemu CRM należy zmierzyć wszystkie trzy wskaźniki, a następnie porównać je z wynikami. Analiza działania w systemie CRM pozwoli określić dokładne skutki realizacji projektu.

Główna trudność w ocenie skuteczności systemu CRM polega na tym, że należy uwzględnić szereg czynników, w tym konwersję wewnętrzną i zewnętrzną, reakcję na reklamę bezpośrednią itp. Ponadto efektywność wdrożenia systemu CRM jest różna w poszczególnych organizacjach. Dlatego konieczne jest przeanalizowanie skuteczności projektu w każdym konkretnym przypadku.

W niektórych organizacjach wzrost zysków i bazy klientów wynosi 7–10%, w innych sięga 30%. Efektywność polega na gromadzeniu informacji o klientach oraz automatyzacji znacznej części rutynowych procesów.

Bezpośrednia efektywność ekonomiczna

Bezpośredni efekt ekonomiczny wynikający z wdrożenia systemu CRM jest liniowy, tzn. wdrożenie systemu prowadzi do wzrostu przychodów i obniżenia kosztów działalności.

Przykłady bezpośredniej skuteczności:

- Przed wdrożeniem systemu CRM baza klientów była zwykłą tabelą bez żadnych szczegółowych informacji. Po wdrożeniu systemu baza została wzbogacona o szczegółowe dane, analizy oraz wskazówki dla menedżerów. W rezultacie firma realizowała wyłącznie transakcje przynoszące zysk i zwiększyła swoje przychody.

- Procesy obsługi klientów nie były monitorowane. System CRM przechowuje historię komunikacji, co ułatwia monitorowanie pracy menedżerów

Główne procesy związane z gromadzeniem danych o klientach i ich dalszą analizą są zautomatyzowane. Dodano możliwość monitorowania jakości pracy menedżerów oraz opracowywania bardziej skutecznych skryptów.

JAK ZMIERZYĆ BEZPOŚREDNĄ EFEKTYWNOŚĆ EKONOMICZNĄ

Jak wspomniano powyżej, skuteczność wdrożenia systemu CRM ocenia się w formacie „przed i po”. Z całkowitych przychodów organizacji wyodrębnia się koszty, a różnica stanowi wskaźnik skuteczności wprowadzonego rozwiązania.

Na przykład w firmie przed wdrożeniem systemu CRM:

- Miesięczny dochód – 150 mln.

- Stały wydatek – 60 mln.

- Zużycie zmienne/jednorazowe – 16 mln.

- Zysk netto/różnica – 74 mln.

Po wdrożeniu systemu CRM:

- Miesięczny dochód – 180 mln.

- Stały wydatek – 62 mln.

- Zużycie zmienne/jednorazowe – 25 mln.

- Zysk netto/różnica – 93 mln.

Wydajność działu sprzedaży wzrosła o prawie 50%. To właśnie wdrożenie systemu CRM wpłynęło na wydajność działu sprzedaży. Zysk z realizacji projektu CRM pokrywa koszty wdrożenia systemu oraz szkolenia personelu. Menedżerowie są zwolnieni z części rutynowych zadań. Dzwonią bezpośrednio do klientów, wprowadzają zmiany w sekcji tabeli zawierającej opis etapu transakcji oraz treść rozmowy, a następnie przechodzą do kolejnego zadania.

Bez systemu CRM menedżerowie muszą za każdym razem na nowo nawiązywać dialog z klientami. Nie znają etapów transakcji w procesie sprzedaży i nie są w stanie odpowiedzieć na pojawiające się pytania, ponieważ brakuje im informacji na ten temat.

Pośrednia efektywność ekonomiczna

Do kategorii pośredniej efektywności ekonomicznej zaliczają się wyniki, które trudniej jest obliczyć i wyodrębnić po wdrożeniu systemu CRM. Pośrednia efektywność CRM przejawia się w dodatkowych zmianach w funkcjonowaniu firmy. Na przykład menedżerowie mogą poświęcać więcej czasu na bezpośrednią interakcję z klientami. Ponadto mogą z góry zwrócić się do rozmówcy po imieniu i zapoznać się z podsumowaniem informacji dotyczących wcześniejszych kontaktów z nim. Takie podejście znacznie zwiększa lojalność klientów. Ogólna wydajność działu sprzedaży rośnie.

Jak obliczyć pośrednią efektywność komercyjną

Pośrednią efektywność wdrożenia systemu CRM oblicza się z uwzględnieniem wskaźnika LTV. Wskaźnik ten oblicza się na podstawie porównania wyników ekonomicznych firmy przed i po wdrożeniu systemu CRM. Standardowy wzór na obliczenie wskaźnika LTV:

Średnia wartość transakcji * Średnia liczba sprzedaży w ciągu 1 miesiąca * Średni czas, przez jaki klient pozostaje zainteresowany usługami firmy.

Ponadto system CRM pomaga śledzić zmiany w wydajności organizacji, jakości obsługi klienta oraz trendy sprzedażowe.

Skuteczność ograniczania ryzyka

Ten efekt wynikający z wdrożenia systemu CRM pomaga ograniczyć lub całkowicie wyeliminować negatywne skutki, które pojawiają się na tle różnych czynników w trakcie działalności organizacji. Na przykład przy wysokich kosztach utrzymania systemu obsługi klienta sprzedaż i zyski firmy nie rosną. CRM pomoże zidentyfikować, na czym dokładnie polega problem i jak zmniejszyć to ryzyko. Częstymi problemami są niewystarczająca efektywność pracy menedżerów, wysyłanie wiadomości w nieodpowiednim czasie lub zbyt natarczywe, praca nad bezperspektywicznymi transakcjami z pominięciem lejka sprzedażowego itp.

Jak analizować efektywność wynikającą z ograniczenia ryzyka

Podobnie jak w przypadku pośredniej efektywności systemów CRM, wstępne oszacowanie poziomu ograniczenia szkód jest praktycznie niemożliwe. Po wdrożeniu systemu trudno jest również określić dokładne wskaźniki zmian. Obliczenia przeprowadza się przed wdrożeniem systemu CRM. W miesiącu następującym po wdrożeniu konieczne będzie również obliczenie identycznych wskaźników.

W celu zidentyfikowania ryzyk przeprowadza się analizę pracy działu sprzedaży. Wykrywa się najbardziej wrażliwe punkty w kontaktach z klientami. Przed wdrożeniem systemu CRM należy nagrać kilka rozmów telefonicznych menedżerów, sprawdzić bazy klientów oraz czas poświęcany na obsługę jednej interakcji. Sprawdzane są wszelkiego rodzaju słabe punkty i ryzyka. Po wdrożeniu systemu przeprowadza się analizę według tych samych parametrów. Analizę można przeprowadzić ręcznie lub za pomocą systemu CRM.

Na przykład częstym problemem w komunikacji z klientami jest brak czasu na rozpatrzenie wszystkich zgłoszeń. Część klientów po prostu nie jest w stanie czekać na odpowiedź od menedżerów i przechodzi do konkurencji. System CRM pomoże zautomatyzować proces pracy, dzięki czemu dział sprzedaży będzie w stanie rozpatrzyć wszystkie zgłoszenia.

Prognozy dotyczące skuteczności wdrożenia systemu CRM

Wstępna analiza efektywności wdrożenia systemu CRM pozwala oszacować potencjalne korzyści ekonomiczne dla działalności organizacji:
1. Obliczenie opłacalności wdrożenia systemu. System CRM pomaga lepiej zrozumieć potrzeby klientów, co prowadzi do naturalnego wzrostu zysku o 1–2 procent. W niektórych firmach istnieje możliwość zwiększenia lojalności klientów o 10%. W ujęciu finansowym oznacza to wzrost zysku o 4%. Zwiększenie rocznego przychodu o taką kwotę pozwala organizacji wejść na nowe segmenty rynku, rozszerzyć możliwości produkcyjne oraz ogólny potencjał.
2. Obniżenie wydatków budżetowych. Średnio koszty działu sprzedaży i wydatki marketingowe zmniejszają się o 10% rocznie. Obniżenie kosztów wynika z koncentracji na grupie docelowej oraz dokładniejszego określenia potrzeb i oczekiwań klientów. Menedżerowie poświęcają mniej czasu na pracę z „zimnymi” klientami, co zapewnia stałe poszerzanie bazy klientów. Stopniowe gromadzenie informacji o klientach oraz precyzyjne wskaźniki pozwalają na skuteczne zawieranie transakcji bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
3. Zwiększenie rentowności firmy. Udział każdego menedżera w wzroście sprzedaży wynosi średnio 10–12%. Wynika to ze wzrostu wydajności, skrócenia czasu pracy o jeden dzień oraz racjonalnej optymalizacji podziału zadań między pracowników.
4. Rośnie liczba pomyślnie sfinalizowanych transakcji. Rezygnacja z transakcji przynoszących straty prowadzi do średniego wzrostu wartości sfinalizowanych transakcji o 5% rocznie.
5. Klienci są zadowoleni z obsługi. Średni wskaźnik zadowolenia klientów rośnie o 3% rocznie. Wzrost lojalności wynika z bardziej skutecznego działania dostawcy towarów lub usług. System CRM pozwala również na terminowe powiadamianie i przekazywanie informacji klientom, przypomina pracownikom o konieczności skontaktowania się z nimi. Wzrost zadowolenia klientów może osiągnąć nawet 50% w ciągu roku.
Firma Venta-crm pomoże wdrożyć system w Państwa firmie, zapewni przechowywanie danych w chmurze oraz wsparcie techniczne.

Kontakty

W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt:

Adresy

49000, Dniepr, aleja O. Polya 107 G

Harmonogram

Od poniedziałku do piątku:
9:00 – 18:00

Дякуємо!

Ми обов’язково зв’яжемося з Вами.

Can't send form

Please try again later.