Analyse und Berechnung der CRM-Effizienz

IT-Systeme sind zu einem festen Bestandteil moderner Unternehmen geworden. Digitale Technologien und Software wurden entwickelt, um zahlreiche Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Eine der nützlichsten Technologien für Unternehmen ist ein CRM-System.

Die wirtschaftliche Wirkung der Einführung eines CRM-Systems ist nicht immer unmittelbar sichtbar. CRM-Systeme dienen dazu, den Kundenservice zu verbessern, Arbeitszeit zu sparen und dadurch langfristig den Umsatz zu steigern. Da sich die Technologie nur indirekt auf den Unternehmensgewinn auswirkt und zunächst Investitionen erfordert, zweifeln Führungskräfte und Unternehmer häufig an der Wirtschaftlichkeit einer solchen Einführung.

Wie lässt sich die Effizienz der Einführung eines CRM-Systems bewerten?

Die Effizienz der Einführung eines CRM-Systems wird anhand von drei zentralen Kategorien bewertet:
1. direkte Effekte;
2. indirekte Effekte;
3. Risikoreduzierung.
Vor der Einführung des CRM-Systems sollten alle drei Kennzahlen ermittelt und anschließend mit den erzielten Ergebnissen verglichen werden. Die Analyse der Arbeit im CRM-System zeigt die konkreten Auswirkungen der Umsetzung des Projekts.
Die größte Schwierigkeit bei der Bewertung der CRM-Effizienz besteht darin, eine Vielzahl von Faktoren zu berücksichtigen, darunter interne und externe Konversionsraten sowie die Reaktion auf Direktwerbung. Darüber hinaus fällt die Wirkung der CRM-Einführung in jedem Unternehmen unterschiedlich aus. Deshalb muss die Effizienz des Projekts für jeden konkreten Fall individuell analysiert werden.
In einigen Unternehmen steigt der Gewinn und der Kundenstamm um 7 bis 10 %, in anderen sogar um bis zu 30 %. Die Effizienz ergibt sich aus der zuverlässigen Speicherung von Kundeninformationen und der Automatisierung eines großen Teils der wiederkehrenden Prozesse.

Direkte wirtschaftliche Effizienz

Der direkte wirtschaftliche Effekt der Nutzung eines CRM-Systems tritt unmittelbar ein: Die Einführung des Systems führt zu höheren Einnahmen und niedrigeren Geschäftskosten.
Beispiele für direkte Effizienz:
- Vor der Einführung des CRM-Systems bestand die Kundendatenbank lediglich aus einer einfachen Tabelle ohne zusätzliche Angaben. Nach der Einführung wurde sie um detaillierte Informationen, Analysen und Hinweise für Vertriebsmitarbeitende erweitert. Dadurch konnte sich dasUnternehmen auf profitable Geschäftsabschlüsse konzentrieren und seinen Umsatz steigern.
- Die Prozesse der Kundenkommunikation wurden zuvor nicht kontrolliert. Das CRM-System speichert die gesamte Kommunikationshistorie und erleichtert dadurch die Kontrolle der Arbeit der Vertriebsmitarbeitenden.
Die grundlegenden Prozesse zur Speicherung und anschließenden Analyse von Kundendaten werden automatisiert. Zusätzlich entsteht die Möglichkeit, die Arbeitsqualität der Vertriebsmitarbeitenden zu kontrollieren und effektivere Gesprächsskripte zu entwickeln.

Wie lässt sich die direkte wirtschaftliche Effizienz messen?

Wie bereits erwähnt, wird die Effizienz der CRM-Einführung nach dem Prinzip „vorher und nachher“ bewertet. Von den Gesamteinnahmen des Unternehmens werden die Ausgaben abgezogen. Die Differenz zeigt, wie wirksam die Neuerung war.
Beispiel: Unternehmen vor der CRM-Einführung
- Monatliche Einnahmen: 150 Mio.- Fixkosten: 60 Mio.
- Variable bzw. einmalige Kosten: 16 Mio.
- Nettogewinn bzw. Differenz: 74 Mio.- Nach der CRM-Einführung
- Monatliche Einnahmen: 180 Mio.
- Fixkosten: 62 Mio.
- Variable bzw. einmalige Kosten: 25 Mio.- Nettogewinn bzw. Differenz: 93 Mio.
Die Effizienz der Vertriebsabteilung ist um nahezu 50 % gestiegen. Der Einsatz des CRM-Systems hat sich unmittelbar auf ihre Produktivität ausgewirkt. Der zusätzliche Gewinn aus dem CRM-Projekt deckt die Kosten für die Einführung des Systems und die Schulung der Mitarbeitenden.
Die Vertriebsmitarbeitenden werden von einem Teil der Routineaufgaben entlastet. Sie kontaktieren die Kunden direkt, aktualisieren in der Tabelle die Phase des Geschäftsabschlusses und den Inhalt des Gesprächs und wechseln anschließend zur nächsten Aufgabe.
Ohne CRM-System müssen Vertriebsmitarbeitende den Dialog mit Kunden häufig jedes Mal von vorn beginnen. Sie kennen weder die aktuelle Phase im Verkaufstrichter noch bestehende Fragen und Vereinbarungen, da die entsprechenden Informationen nicht zentral gespeichert sind.

Indirekte wirtschaftliche Effizienz

Zur indirekten wirtschaftlichen Effizienz gehören Ergebnisse, die sich nach der Einführung eines CRM-Systems schwieriger berechnen und eindeutig zuordnen lassen. Sie zeigt sich in zusätzlichen Verbesserungen der Unternehmensarbeit.

Vertriebsmitarbeitende können beispielsweise mehr Zeit für die direkte Kundenkommunikation aufwenden. Zudem können sie den Gesprächspartner von Anfang an mit seinem Namen ansprechen und eine Zusammenfassung der bisherigen Zusammenarbeit einsehen. Eine solche Betreuung stärkt die Kundenbindung erheblich.

Dadurch steigt auch die allgemeine Produktivität der Vertriebsabteilung.

Wie lässt sich die indirekte wirtschaftliche Effizienz berechnen?

Die indirekte Effizienz eines CRM-Systems wird unter Berücksichtigung des LTV-Werts berechnet. Dieser Kennwert ergibt sich aus dem Vergleich der wirtschaftlichen Unternehmenskennzahlen vor und nach der Einführung des CRM-Systems.

Die Standardformel zur Berechnung des LTV lautet:

Durchschnittlicher Wert eines Geschäftsabschlusses × durchschnittliche Anzahl der Verkäufe pro Monat × durchschnittliche Dauer der Kundenbeziehung

Ein CRM-System hilft außerdem dabei, Veränderungen in der Effizienz des Unternehmens, der Qualität des Kundenservice und der Vertriebsentwicklung zu verfolgen.

Effizienz der Risikoreduzierung

Dieser Effekt der CRM-Einführung hilft dabei, negative Folgen zu verringern oder vollständig zu vermeiden, die während der Unternehmensarbeit durch verschiedene Faktoren entstehen können.

Wenn beispielsweise trotz hoher Kosten für die Pflege des Kundenmanagementsystems weder Umsatz noch Gewinn steigen, hilft das CRM-System dabei, die konkrete Ursache zu erkennen und das entsprechende Risiko zu reduzieren.

Zu den häufigsten Problemen gehören eine geringe Effizienz der Vertriebsmitarbeitenden, verspätete oder zu aufdringliche Aussendungen sowie die Bearbeitung aussichtsloser Geschäftsabschlüsse außerhalb des Verkaufstrichters.

Wie lässt sich die Effizienz der Risikoreduzierung analysieren?

Wie bei der indirekten Effizienz eines CRM-Systems ist es nahezu unmöglich, das Ausmaß der Risikoreduzierung im Voraus genau zu berechnen. Auch nach der Einführung des Systems lassen sich die Veränderungen nur schwer eindeutig messen. Deshalb werden die relevanten Kennzahlen vor der CRM-Einführung erfasst und im darauffolgenden Monat erneut anhand derselben Kriterien berechnet.

Zur Ermittlung der Risiken wird die Arbeit der Vertriebsabteilung analysiert. Dabei werden die anfälligsten Bereiche der Kundenkommunikation identifiziert. Vor der Einführung des CRM-Systems sollten mehrere Telefongespräche der Vertriebsmitarbeitenden aufgezeichnet, die Kundendatenbanken überprüft und der Zeitaufwand für die Bearbeitung einzelner Kundenkontakte gemessen werden. Anschließend werden alle möglichen Schwachstellen und Risiken bewertet. Nach der Einführung erfolgt die Analyse anhand derselben Parameter. Sie kann manuell oder mithilfe des CRM-Systems durchgeführt werden.

Ein häufiges Problem in der Kundenkommunikation ist beispielsweise fehlende Zeit für die Bearbeitung aller Anfragen. Manche Kunden warten nicht auf eine Antwort und wechseln zur Konkurrenz. Ein CRM-System automatisiert die Arbeitsprozesse und hilft der Vertriebsabteilung dabei, sämtliche Anfragen rechtzeitig zu bearbeiten.

Prognose zur Effizienz der CRM-Einführung

Eine vorläufige Berechnung der Effizienz einer CRM-Einführung ermöglicht es, die möglichen wirtschaftlichen Auswirkungen auf das Unternehmen einzuschätzen:
1. Berechnung der Rentabilität des Systems. Ein CRM-System hilft dabei, die Bedürfnisse der Kunden besser zu verstehen, was zu einem natürlichen Gewinnwachstum von 1 bis 2 % führen kann. In einigen Unternehmen lässt sich die Kundenbindung um bis zu 10 % steigern. In finanzieller Hinsicht kann dies einem Gewinnzuwachs von etwa 4 % entsprechen. Eine solche Erhöhung des Jahresumsatzes ermöglicht es dem Unternehmen, neue Marktsegmente zu erschließen sowie seine Produktionsmöglichkeiten und sein allgemeines Potenzial auszubauen.
2. Senkung der Ausgaben. Im Durchschnitt können die Kosten für die Vertriebsabteilung und das Marketing um etwa 10 % pro Jahr sinken. Diese Einsparungen entstehen durch eine stärkere Ausrichtung auf die Zielgruppe und eine genauere Bestimmung der Kundenbedürfnisse. Vertriebsmitarbeitende verbringen weniger Zeit mit „kalten“ Kunden, während die Kundenbasis kontinuierlich wächst. Die schrittweise Sammlung von Kundendaten und präzise Kennzahlen ermöglichen erfolgreiche Geschäftsabschlüsse ohne zusätzliche Ausgaben.
3. Steigerung der Rentabilität des Unternehmens. Die Verkaufsleistung jedes einzelnen Vertriebsmitarbeitenden kann durchschnittlich um 10 bis 12 % steigen. Dies ist auf eine höhere Produktivität, zusätzliche verfügbare Arbeitszeit und eine sinnvollere Aufgabenverteilung unter den Mitarbeitenden zurückzuführen.
4. Mehr erfolgreich abgeschlossene Geschäfte. Der Verzicht auf unrentable Geschäftsabschlüsse kann zu einem durchschnittlichen Anstieg der erfolgreich abgeschlossenen Verkäufe um 5 % pro Jahr führen.
5. Höhere Kundenzufriedenheit. Die durchschnittliche Kundenzufriedenheit kann um etwa 3 % pro Jahr steigen. Eine höhere Kundenbindung entsteht durch eine zuverlässigere und aufmerksamere Arbeit des Anbieters. Das CRM-System ermöglicht es außerdem, Kunden rechtzeitig zu informieren und Mitarbeitende daran zu erinnern, Kontakt aufzunehmen. Die Kundenzufriedenheit kann innerhalb eines Jahres um bis zu 50 % steigen.
Venta-CRM unterstützt Sie bei der Einführung des Systems in Ihrem Unternehmen und stellt Cloudspeicherung sowie technischen Support bereit.

Kontakt

Wenden Sie sich bei Fragen jederzeit an uns:

Adresse

49000 Dnipro, O.-Polia-Prospekt 107 G

Öffnungszeiten

Montag–Freitag:9:00 - 18:00

Дякуємо!

Ми обов’язково зв’яжемося з Вами.

Can't send form

Please try again later.