Jakie oprogramowanie CRM wybrać dla małej firmy

System CRM jest równie ważny dla małych firm, jak i dla dużych czy średnich. Nie istnieje jednak uniwersalne oprogramowanie, które w równym stopniu odpowiadałoby potrzebom wszystkich przedsiębiorstw. Firmy różnią się bowiem nie tylko pod względem procesów biznesowych, ale także liczby pracowników, klientów i budżetu. Dlatego oprogramowanie dla niewielkich organizacji znacznie różni się od pozostałych rozwiązań. Z reguły posiada minimalny zestaw funkcji i jest niedrogie. Jak prawidłowo wybrać system CRM i uniknąć typowych błędów – przeczytaj tylko na blogu Venta.

Dlaczego Excel nie zastąpi systemu CRM

Wielu początkujących przedsiębiorców nie uważa za konieczne wdrażanie systemów CPM w małych firmach. Wynika to z nieznajomości możliwości nowoczesnego oprogramowania, a nawet z niechęci do przeznaczania na nie środków z budżetu.
Dlaczego zwykły Excel to za mało i jakie problemy rozwiązuje system CRM:
- Nadzór nad zespołem. Nawet przy 5–6 pracownikach sprawowanie nadzoru nad każdym z nich jest dość trudne. Systemy CRM rejestrują zadania, przypominają o nich, informują o opóźnieniach oraz nagrywają rozmowy telefoniczne. Dzięki temu kierownik może śledzić realizację powierzonych zadań, przestrzeganie terminów, terminowe rozpatrywanie zgłoszeń oraz oddzwanianie do klientów.
- Przekazywanie obowiązków. Zwolnienia pracowników to nieuniknione zjawisko w każdej firmie. Jednak bez przemyślanego systemu trudno jest wdrożyć nowego członka zespołu w obowiązki. System CPM dla małych firm automatycznie wyznacza osobę odpowiedzialną, a także przekierowuje klientów i zadania do nowego menedżera. Dzięki temu nowo zatrudniona osoba łatwiej wkomponuje się w pracę.
- Raporty i analizy. Moduł sztucznej inteligencji generuje raporty na podstawie dowolnych parametrów. Dzięki temu kierownik może śledzić liczbę transakcji, ich rozkład w ramach lejka sprzedażowego, analizować etapy sprzedaży, na których najczęściej dochodzi do zerwania transakcji, a także liczbę potencjalnych klientów i ich źródła.
- Rejestracja danych. Wyobraź sobie, że zatrudniasz 5 menedżerów, a każdy z nich zapisuje dane klientów w różnych miejscach — na karteczkach samoprzylepnych, w notatnikach, w Excelu itp. Przy takim podejściu niemożliwe jest śledzenie historii kontaktów i szybkie rozpatrzenie zgłoszenia. - Dzięki wykorzystaniu systemów CRM dla małych firm powstaje jednolita baza klientów, do której dostęp ma każdy menedżer i która przechowuje historię zapytań oraz wszystkie dane dotyczące konkretnego klienta.
- Automatyzacja. System CRM automatyzuje procesy biznesowe, gromadzi zgłoszenia z różnych źródeł, w tym z poczty elektronicznej, mediów społecznościowych, komunikatorów i strony internetowej, a następnie tworzy na ich podstawie zadania. Dzięki temu firma nie straci klientów, a kierownik – zysków.
Pomimo sceptycznego podejścia przedstawicieli małych przedsiębiorstw do systemów CRM oraz niechęci do wydawania środków z budżetu firmy, koszty te w pełni się zwracają. Największy światowy producent oprogramowania, firma IBM, przeprowadziła badanie, w trakcie którego stwierdzono znaczny wzrost zysków w organizacjach, które wdrożyły system CRM.
Po wdrożeniu systemu CRM sprzedaż wzrasta średnio o 65%.

Illustration

Podstawowe wymagania dotyczące wyboru systemu CRM

Niezależnie od wielkości firmy, inteligentny system powinien być wygodny, funkcjonalny i łatwy w konfiguracji.

Jak wykazały badania przeprowadzone przez specjalistów z wydawnictwa Ziff Davis, większość użytkowników przy wyborze oprogramowania kieruje się przede wszystkim wygodą.

Illustration

Jednak specjaliści zajmujący się bezpłatnym wdrażaniem systemów CRM dla małych firm podkreślają, że należy uwzględnić również inne kryteria.

A mianowicie:

- Funkcjonalność. Program powinien posiadać funkcje niezbędne do funkcjonowania konkretnego przedsiębiorstwa: przydzielanie zadań pracownikom, zarządzanie klientami, monitorowanie realizacji zadań, przypomnienia o rozmowach telefonicznych itp.

- Użyteczność. Interfejs powinien być intuicyjny i nie zawierać zbędnych przycisków ani pól.

- Elastyczność ustawień. Dużą zaletą jest możliwość samodzielnego włączania i wyłączania dodatkowych funkcji.

- Możliwość integracji. Integracja z usługami telefonicznymi, serwisami społecznościowymi, komunikatorami i stroną internetową pozwala na lepszą interakcję z klientami.

- Raporty i analizy. Bezpłatny system CRM dla małych firm powinien udostępniać raporty dotyczące wszystkich wskaźników, które pomagają analizować sprzedaż.

- Skalowalność. W miarę rozwoju firmy oprogramowanie powinno rozszerzać swoje możliwości i funkcjonalność.

- Bezpieczeństwo danych. Jako miejsce przechowywania poufnych danych, CRM musi być niezawodnie zabezpieczony przed dostępem osób postronnych.

- Dostępność pomocy technicznej. Może ona być dostępna przez całą dobę, za pośrednictwem czatu online, telefonicznie itp. Wybierz opcję, która najbardziej Ci odpowiada.

Najczęstsze błędy przy wyborze systemu CRM

Przedstawiciele małych przedsiębiorstw popełniają dwa najczęstsze błędy:

1. Korzystanie z prostego oprogramowania. Chcąc zaoszczędzić, przedsiębiorcy często kupują najprostsze i najtańsze oprogramowanie. W rezultacie muszą podłączać dodatkowe systemy lub szukać nowego. Potwierdza się tu słynne powiedzenie — kto oszczędza, płaci podwójnie.

2. Korzystanie z rozbudowanego oprogramowania. Bogactwo różnych funkcji znacznie utrudnia pracę w programie. W rezultacie pracownicy gubią się i muszą poświęcać dużo czasu na wykonywanie najprostszych zadań.

Zanim wybierzesz system CRM, zastanów się, jakie procesy chcesz zoptymalizować.

Podstawowe potrzeby małych przedsiębiorstw

Podobnie jak każda inna działalność, małe przedsiębiorstwo ma swoje specyficzne cechy, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniego oprogramowania. Dotyczą one głównie ograniczonego budżetu, niewielkiej liczby pracowników oraz prostej struktury firmy (dyrektor, księgowy, kierownicy).

Dlatego bezpłatny system CRM dla małych firm powinien spełniać następujące wymagania:

1. Minimalny zakres funkcji. Różne systemy CRM oferują różny zestaw funkcji. Im więcej funkcji, tym droższe jest oprogramowanie. Dlatego zalecamy wybór prostego programu, który jednak umożliwia rozszerzenie funkcjonalności w miarę rozwoju firmy.

2. Nacisk na obsługę klientów. Dla małych firm najlepiej sprawdzają się programy dostosowane do potrzeb działu sprzedaży. Umożliwiają one prowadzenie ewidencji klientów, zapytań i umów. Na początkowym etapie to w zupełności wystarcza.

3. Przejrzysty interfejs. Bezpłatny system CRM dla małych firm powinien być łatwy w opanowaniu dla każdego pracownika. Za odpowiednie uważa się oprogramowanie, do którego można się przyzwyczaić w ciągu 1–2 dni roboczych. Aby nie tracić środków na systematyczne szkolenia personelu, a także nie stwarzać pracownikom sytuacji stresowych, należy wybierać programy jak najprostsze.

4. Elastyczne opcje konfiguracji. Za najbardziej elastyczne uważa się systemy CRM działające w chmurze. Dysponują one własnym działem wsparcia technicznego i regularnie wydają aktualizacje.

5. Przystępna cena. Dostęp do systemów CRM w chmurze kosztuje od 180 do 10 000 hrywien miesięcznie za jednego pracownika. Wybierając abonament, można znacznie zaoszczędzić.

Wybierajcie systemy, w których można samodzielnie zmieniać ustawienia, aby nie trzeba było zatrudniać dodatkowego administratora systemu.

Systemy CRM według branż

Rozsądnym rozwiązaniem będzie wdrożenie systemu CRM dostosowanego do konkretnej branży.

Za najlepszych w danej dziedzinie uważa się:

- Quick Resto – branża restauracyjna;

- DaCRM – nieruchomości;

- RetailCRM – sklepy internetowe.

Zanim podejmiesz ostateczną decyzję, zalecamy przeprowadzenie analizy porównawczej kilku najciekawszych programów. Porównaj funkcjonalność, użyteczność, elastyczność ustawień, możliwości rozbudowy, szybkość obsługi technicznej oraz inne parametry, aby podjąć przemyślaną decyzję.

Standardowe oprogramowanie nie zawsze jest w stanie zaspokoić potrzeby firmy.

Jeśli żadna z przeanalizowanych bezpłatnych systemów CRM dla małych firm nie zachwyci Państwa swoją funkcjonalnością, można zlecić indywidualne opracowanie oprogramowania dostosowanego do procesów biznesowych Państwa firmy. Takie rozwiązanie jest droższe, ale ma wiele zalet.

Kontakty

W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt:

Adresy

49000, Dniepr, aleja O. Polya 107 G

Harmonogram

Od poniedziałku do piątku:
9:00 – 18:00

Дякуємо!

Ми обов’язково зв’яжемося з Вами.

Can't send form

Please try again later.