Welches CRM-System eignet sich für kleine Unternehmen?

Ein CRM-System ist für kleine Unternehmen ebenso wichtig wie für mittlere oder große. Eine universelle Software, die für alle Unternehmen gleichermaßen geeignet ist, gibt es jedoch nicht. Unternehmen unterscheiden sich nicht nur durch ihre Geschäftsprozesse, sondern auch durch die Anzahl der Mitarbeitenden und Kunden sowie durch ihr Budget.

Daher unterscheidet sich Software für kleinere Unternehmen deutlich von anderen Lösungen. In der Regel bietet sie einen grundlegenden Funktionsumfang und ist vergleichsweise kostengünstig. Wie Sie das passende CRM-System auswählen und häufige Fehler vermeiden, erfahren Sie im Venta-Blog.

Warum Excel kein CRM-System ersetzen kann

Viele angehende Unternehmer halten es nicht für notwendig, ein CRM-System für kleine Unternehmen einzuführen. Das liegt häufig daran, dass sie die Möglichkeiten moderner Software nicht kennen oder dafür kein Budget einplanen möchten.
Warum Excel allein nicht ausreicht und welche Probleme ein CRM-System löst:
- Kontrolle des Teams. Selbst bei nur fünf oder sechs Mitarbeitenden ist es schwierig, jeden Einzelnen zu kontrollieren. CRM-Systeme erfassen Aufgaben, erinnern an Termine, melden Verzögerungen und zeichnen Telefongespräche auf. So kann die Führungskraft nachvollziehen, ob Anweisungen ausgeführt, Fristen eingehalten, Anfragen rechtzeitig bearbeitet und Kunden zurückgerufen werden.
- Übergabe von Aufgaben. Das Ausscheiden von Mitarbeitenden lässt sich in keinem Unternehmen vollständig vermeiden. Ohne ein durchdachtes System ist es jedoch schwierig, ein neues Teammitglied schnell einzuarbeiten. Ein CRM-System für kleine Unternehmen weist automatisch Verantwortliche zu und überträgt Kunden sowie Aufgaben an den neuen Mitarbeiter. Dadurch kann sich eine neu eingestellte Person leichter in die Arbeit einfinden.
- Berichte und Analytik. Ein Modul mit künstlicher Intelligenz erstellt Berichte nach verschiedenen Parametern. So kann die Führungskraft die Anzahl der Geschäftsabschlüsse und ihre Verteilung im Verkaufstrichter verfolgen, die Phasen analysieren, in denen Geschäfte besonders häufig scheitern, und die Anzahl sowie die Quellen der Leads auswerten.
- Datenverwaltung. Stellen Sie sich vor, dass fünf Vertriebsmitarbeitende Kundendaten an unterschiedlichen Orten speichern: auf Haftnotizen, in Notizbüchern, Kalendern oder Excel-Dateien. Bei einem solchen Vorgehen ist es unmöglich, die Interaktionshistorie nachzuvollziehen und Anfragen schnell zu bearbeiten. Ein CRM-System für kleine Unternehmen schafft eine zentrale Kundendatenbank, auf die alle Vertriebsmitarbeitenden zugreifen können. Darin werden die gesamte Anfragehistorie und alle Informationen zu jedem einzelnen Kunden gespeichert.
- Automatisierung. Ein CRM-System automatisiert Geschäftsprozesse, sammelt Anfragen aus verschiedenen Quellen wie E-Mail, sozialen Netzwerken, Messengern und der Website und erstellt daraus Aufgaben. So verliert das Unternehmen keine Kunden und die Führungskraft keinen Gewinn.
Trotz der skeptischen Haltung vieler kleiner Unternehmen gegenüber CRM-Systemen und ihrer Zurückhaltung bei den Investitionen amortisieren sich diese Ausgaben vollständig. Der weltweit tätige Softwarehersteller IBM führte eine Studie durch, die bei Unternehmen nach der Einführung eines CRM-Systems einen deutlichen Gewinnanstieg zeigte.
Nach der Einführung eines CRM-Systems steigt der Umsatz durchschnittlich um 65 %.

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Die wichtigsten Anforderungen bei der Auswahl eines CRM-Systems

Unabhängig von der Unternehmensgröße sollte ein gutes System benutzerfreundlich, funktional und einfach konfigurierbar sein.

Untersuchungen des Medienunternehmens Ziff Davis haben gezeigt, dass sich die meisten Nutzer bei der Auswahl einer Software vor allem an deren Benutzerfreundlichkeit orientieren.

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Fachleute, die CRM-Systeme für kleine Unternehmen implementieren, empfehlen jedoch, auch weitere Kriterien zu berücksichtigen.
Dazu gehören:
- Funktionalität. Das Programm sollte über alle Funktionen verfügen, die für das jeweilige Unternehmen erforderlich sind: Aufgaben an Mitarbeitende vergeben, Kunden verwalten, die Aufgabenerfüllung kontrollieren, an Anrufe erinnern und vieles mehr.
- Benutzerfreundlichkeit. Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv verständlich sein und keine unnötigen Schaltflächen oder Felder enthalten.
- Flexible Einstellungen. Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit, zusätzliche Funktionen selbstständig zu aktivieren oder zu deaktivieren.
- Integrationen. Die Anbindung an Telefonie, soziale Netzwerke, Messenger und die Website verbessert die Kommunikation mit Kunden.
- Berichte und Analytik. Ein CRM-System für kleine Unternehmen sollte Berichte zu allen wichtigen Parametern bereitstellen, die bei der Analyse der Verkäufe helfen.
- Skalierbarkeit. Mit der Entwicklung des Unternehmens sollte die Software ihre Möglichkeiten und ihren Funktionsumfang erweitern können.
- Datensicherheit. Da ein CRM-System vertrauliche Informationen speichert, muss es zuverlässig vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
- Technischer Support. Dieser kann rund um die Uhr, per Onlinechat, telefonisch oder auf andere Weise angeboten werden. Wählen Sie die für Sie bequemste Variante.

Die häufigsten Fehler bei der Auswahl eines CRM-Systems

Vertreter kleiner Unternehmen machen meist zwei typische Fehler:
1. Verwendung einer zu einfachen Software. Um Kosten zu sparen, entscheiden sich Unternehmer häufig für das einfachste und günstigste Programm. Später müssen zusätzliche Systeme angebunden oder eine neue Lösung gesucht werden. Hier bestätigt sich das bekannte Sprichwort: Wer billig kauft, kauft zweimal.
2. Verwendung einer zu umfangreichen Software. Eine große Anzahl verschiedener Funktionen erschwert die Arbeit mit dem Programm erheblich. Dadurch verlieren Mitarbeitende schnell den Überblick und benötigen viel Zeit für die einfachsten Aufgaben.
Bevor Sie ein CRM-System auswählen, sollten Sie festlegen, welche Prozesse Sie optimieren möchten.

Die wichtigsten Anforderungen kleiner Unternehmen

Wie jedes andere Unternehmen hat auch ein Kleinunternehmen seine eigenen Besonderheiten, die bei der Auswahl der passenden Software berücksichtigt werden sollten. Dazu gehören vor allem ein begrenztes Budget, eine geringe Zahl von Mitarbeitenden und eine einfache Unternehmensstruktur, etwa bestehend aus Führungskraft, Buchhalter und Vertriebsmitarbeitenden.
Daher sollte ein kostenloses CRM-System für kleine Unternehmen folgende Anforderungen erfüllen:
1. Grundlegender Funktionsumfang. CRM-Systeme unterscheiden sich durch ihren Funktionsumfang. Je mehr Funktionen enthalten sind, desto teurer ist in der Regel die Software. Daher empfiehlt sich eine einfache Lösung, deren Funktionen sich mit dem Wachstum des Unternehmens erweitern lassen.
2. Fokus auf die Kundenarbeit. Für kleine Unternehmen eignen sich besonders Systeme, die auf den Vertrieb ausgerichtet sind. Sie ermöglichen die Verwaltung von Kunden, Anfragen und Geschäftsabschlüssen. In der Anfangsphase ist das meist vollkommen ausreichend.
3. Verständliche Benutzeroberfläche. Ein kostenloses CRM-System für kleine Unternehmen sollte für alle Mitarbeitenden leicht zu erlernen sein. Als geeignet gilt eine Software, an die man sich innerhalb von ein bis zwei Arbeitstagen gewöhnt. Um keine zusätzlichen Kosten für umfangreiche Schulungen zu verursachen und die Mitarbeitenden nicht unnötig zu belasten, sollte das System möglichst einfach aufgebaut sein.
4. Flexible Einstellungen. Besonders flexibel sind cloudbasierte CRM-Systeme. Sie verfügen in der Regel über einen eigenen technischen Support und erhalten regelmäßig Updates.
5. Erschwingliche Kosten. Der Zugang zu cloudbasierten CRM-Systemen kostet zwischen 180 und 10.000 UAH pro Monat und Mitarbeiter. Durch den Abschluss eines längerfristigen Abonnements lässt sich häufig deutlich sparen.
Wählen Sie ein System, dessen Einstellungen Sie selbstständig ändern können, damit Sie keinen zusätzlichen Systemadministrator einstellen müssen.

Branchenspezifische CRM-Systeme

Eine sinnvolle Lösung ist die Einführung eines CRM-Systems, das speziell auf eine bestimmte Branche zugeschnitten ist.
Zu den besten Lösungen in den jeweiligen Bereichen gehören:
- Quick Resto – Gastronomie;- DaCRM – Immobilienbranche;
- RetailCRM – Onlineshops.
Bevor Sie sich für ein System entscheiden, empfiehlt es sich, mehrere interessante Programme miteinander zu vergleichen. Berücksichtigen Sie dabei den Funktionsumfang, die Benutzerfreundlichkeit, die Flexibilität der Einstellungen, die Erweiterungsmöglichkeiten, die Reaktionsgeschwindigkeit des technischen Supports und weitere Kriterien, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Standardsoftware kann die Anforderungen eines Unternehmens nicht immer vollständig erfüllen.
Wenn keines der geprüften kostenlosen CRM-Systeme für kleine Unternehmen mit seinem Funktionsumfang überzeugt, können Sie eine individuelle Softwarelösung bestellen, die speziell auf die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Diese Variante ist zwar teurer, bietet jedoch zahlreiche Vorteile.

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