Jak wybrać CRM dla małej firmy

CRM dla małej firmy jest równie ważny, jak dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Pozwala zoptymalizować pracę firmy, pozyskać większą liczbę klientów oraz zwiększyć zyski. Do wyboru modułu sztucznej inteligencji należy podchodzić świadomie i odpowiedzialnie. Ważne jest, aby w pełni odpowiadał wszystkim procesom biznesowym, nie zawierał zbędnych funkcji oraz umożliwiał rozszerzanie możliwości wraz z rozwojem firmy.

Dzięki niemu zarządzanie sprzedażą, marketingiem, księgowością, dostawcami oraz innymi danymi powinno być proste i wygodne. W tym artykule wyjaśnimy, jak wybrać CRM, oraz przedstawimy kilka najpopularniejszych rozwiązań.

Czy CRM jest potrzebny małej firmie

Zdecydowanie tak. Pomaga zarówno całej firmie, jak i każdemu pracownikowi z osobna. Dla biznesu oznacza uporządkowanie i optymalizację procesów biznesowych, aby skutecznie je usprawnić. Właścicielowi firmy pomaga budować i utrzymywać relacje z nowymi oraz obecnymi klientami, kontrolować pracę pracowników i tworzyć raporty. Dzięki wykorzystaniu gotowych narzędzi można przenieść pracę na zupełnie nowy poziom oraz efektywnie zarządzać budżetem.

Dla sprzedawców i marketerów systemy CRM dla małych firm przypominają o zadaniach oraz połączeniach telefonicznych. Inteligentny system rejestruje wszystkie połączenia przychodzące, dzięki czemu menedżer może szybko skontaktować się z potencjalnym klientem. Wszystkie niezbędne informacje o klientach są przechowywane w jednym miejscu. Dzięki temu nie trzeba tracić czasu na długie poszukiwania w firmowych czatach lub notatnikach. Dodatkowo zgromadzona baza informacji znacznie ułatwia tworzenie promocji oraz wprowadzanie nowych produktów.

Inteligentny system pozwala zoptymalizować wszystkie procesy pracy, ułatwić codzienne obowiązki oraz uwolnić zasoby potrzebne do rozwoju firmy. Zapewnia gotowy zestaw narzędzi do lepszej komunikacji między pracownikami, terminowej realizacji zadań oraz zwiększenia liczby udanych transakcji.

Udane przypadki wdrożenia systemów CRM w małych firmach

Przykładem udanego wdrożenia CRM może być salon kosmetyczny, który gromadzi informacje o swoich klientach we wspólnej bazie danych. Posiadając numery telefonów, daty urodzenia oraz listę ulubionych zabiegów, salon może wysyłać wiadomości SMS z informacjami o promocjach, rabatach i prezentach urodzinowych.

Dla firmy świadczącej usługi serwisowe jest to możliwość rejestrowania zgłoszeń mieszkańców, przekazywania ich pracownikom w terenie w celu szybkiego rozwiązania bieżących problemów, kontrolowania terminów usunięcia usterek, prowadzenia ewidencji zużytych materiałów oraz otrzymywania opinii od mieszkańców poprzez ich oceny.

Prosty CRM dla małej firmy jest często wykorzystywany również w serwisach samochodowych. Dzięki niemu mechanicy mogą monitorować terminy przeglądów technicznych pojazdów, a także wysyłać wiadomości SMS lub e-mail z informacjami o cenach usług i materiałów eksploatacyjnych na kilka tygodni przed planowanym serwisem. Dzięki temu klient może na czas sprawdzić wszystkie systemy swojego samochodu, a firma nie traci stałego klienta.

Kryteria wyboru CRM dla małej firmy

Wybierając system CRM, należy zwrócić uwagę na:
1. Funkcjonalność. Systemy CRM posiadają szeroki zakres funkcji. Przed wyborem warto określić, które procesy chcemy zoptymalizować. Małe firmy powinny zwrócić uwagę na takie funkcje, jak przydzielanie zadań pracownikom, obsługa klientów, zarządzanie transakcjami, kontrola realizacji pracy, przygotowywanie dokumentów itp.
2. Użyteczność. Należy zwrócić uwagę na to, czy interfejs jest wygodny i intuicyjny. Warto przetestować system przez kilka dni razem ze swoimi pracownikami. Jeśli w tym czasie przyzwyczaicie się do rozmieszczenia przycisków i obsługi programu, oznacza to, że system jest odpowiedni.
3. Specyfika branży. Wybierając CRM dla małej firmy, należy kierować się profilem działalności przedsiębiorstwa. Wśród inteligentnych systemów znajdują się rozwiązania wyspecjalizowane, czyli stworzone specjalnie dla salonów kosmetycznych, firm dostawczych, centrów fitness, banków, restauracji itp. Na przykład platforma Venta-CRM jest przeznaczona do automatyzacji dostaw wody.
4. Elastyczność konfiguracji. Sprawdź, czy istnieje możliwość samodzielnego dodawania i usuwania przycisków na panelu zadań. Wiele z nich jedynie zaśmieca obszar roboczy. Możliwość wyłączania funkcji i pól, które nie są wykorzystywane w codziennej pracy, jest dużą zaletą oprogramowania.
5. Integracja z innymi programami. Do komunikacji z klientami firmy korzystają z komunikatorów, poczty elektronicznej, telefonii oraz mediów społecznościowych. Niektóre systemy posiadają gotowe integracje, które można podłączyć w kilka minut w ustawieniach. Jeśli takich możliwości nie ma, należy skontaktować się z twórcami systemu.
6. Możliwość rozwoju. Przed wyborem CRM dla małej firmy warto zastanowić się, jak będzie wyglądać firma za kilka lat. Czy funkcjonalność dostępna obecnie będzie wystarczająca? Być może w przyszłości pojawi się potrzeba wprowadzenia nowych produktów lub usług. Wtedy konieczne może być szukanie innego systemu.
7. Raporty i statystyki. System powinien umożliwiać generowanie raportów dotyczących wszystkich parametrów, które pomagają analizować sprzedaż. W niektórych programach zakres raportów jest ograniczony — obejmuje np. dynamikę pozyskiwania nowych klientów, liczbę zapytań oraz udanych transakcji. W innych istnieje możliwość tworzenia dowolnych raportów, wykresów i zestawień.
8. Kontrola jakości danych. Porządek i poprawność wprowadzanych danych są niezbędne do szybkiego wyszukiwania potrzebnych informacji. Większość systemów uniemożliwia pracownikom popełnianie błędów lub literówek. Nawet przypadkowe wpisanie symbolu „0” zamiast litery „o” może uniemożliwić szybkie znalezienie wymaganych danych.
9. Bezpieczeństwo danych. System CRM jest miejscem przechowywania poufnych informacji firmy. Dlatego dostęp do niego powinien być odpowiednio zabezpieczony przed osobami nieuprawnionymi.
10. Koszt. Cena nie powinna być jednym z głównych kryteriów wyboru. Istnieje ryzyko zarówno przepłacenia za zestaw niepotrzebnych funkcji, jak i zaoszczędzenia kosztem wygody użytkowania.

Algorytm wyboru CRM dla małej firmy

Przedstawiamy 5 etapów wyboru inteligentnego systemu:
1. Określ zadania. Jakie procesy chcesz zoptymalizować i jakie błędy wyeliminować? Przemyśl te kwestie na początku, aby określić najważniejsze funkcje systemu CRM. Dzięki temu unikniesz przepłacania za niepotrzebne rozwiązania.
2. Zawęź poszukiwania. Przed wyborem platformy należy określić jej rodzaj. Ze względu na miejsce przechowywania danych systemy dzielą się na chmurowe i desktopowe, pod względem elastyczności konfiguracji — na indywidualne i pakietowe, a pod względem funkcjonalności — na uniwersalne i branżowe.
3. Wybierz rozwiązania do testowania. Po określeniu rodzaju CRM oraz zestawu potrzebnych funkcji pojawi się wiele różnych ofert. Najlepszym rozwiązaniem będzie przetestowanie każdego z systemów w ramach bezpłatnego okresu próbnego.
4. Przetestuj i przeanalizuj programy. Porozmawiaj z pracownikami działu wsparcia technicznego i przetestuj programy według takich kryteriów, jak: funkcjonalność, użyteczność, możliwości konfiguracji, raporty i analityka, integracje, wsparcie techniczne itp. Przyznaj punkty i stwórz własny ranking oprogramowania.
5. Zadaj pytania przedstawicielowi. Przygotuj najważniejsze pytania i skieruj je do przedstawiciela programu. Być może nie udało Ci się zrozumieć niektórych funkcji lub podczas testowania pojawiły się trudności. Wyjaśnij kwestie, za które system otrzymał niższe oceny.
Wybór systemu CRM to długi i wymagający proces. Nie warto decydować się na pierwszy przetestowany wariant, nawet jeśli wydaje się, że idealnie odpowiada potrzebom firmy. W dalszej części przedstawimy najpopularniejsze rozwiązania dla małych firm.

Porównanie systemów CRM dla małych firm

Bitrix

Praktycznie najlepszy CRM dla małych firm. Oferuje zarówno wersję chmurową, jak i desktopową do przechowywania danych. Płatna wersja kosztuje 1200 hrywien miesięcznie.
Najważniejsze funkcje Bitrix24:
1. Obsługa klientów. Zarządzanie i obsługa bazy klientów, przetwarzanie zapytań, kontaktów, leadów, transakcji itp.
2. Tworzenie raportów. Raporty sprzedaży, raporty pracy oraz zestawienia rozliczeniowe umożliwiające analizę procesów biznesowych firmy.
3. Przydzielanie zadań pracownikom i kontrola pracy. Dzięki podziałowi ról na wykonawców, obserwatorów i osoby odpowiedzialne można przekazywać zadania oraz monitorować ich realizację.
4. Możliwość wysyłania wiadomości.
5. Integracja z sieciami społecznościowymi i stroną internetową.
6. Kreator stron internetowych. Tworzenie landing page’a lub sklepu internetowego w krótkim czasie. Możliwość podłączenia własnej domeny, Google Maps itp.
7. Wersja mobilna.
8. Wbudowana telefonia. Możliwość wynajęcia numeru telefonu, nagrywania rozmów oraz podłączenia własnej telefonii.
9. Wbudowane narzędzia marketingowe. Prowadzenie kampanii marketingowych oraz monitorowanie ich skuteczności za pomocą gotowych narzędzi.

Megaplan

Znajduje się w pierwszej trójce najlepszych systemów CRM dla małych firm. Koszt zależy od sposobu przechowywania danych, planu taryfowego oraz liczby osób w zespole. Umożliwia zarządzanie sprzedażą i tworzenie szczegółowych raportów. To doskonała opcja, gdy trzeba przyspieszyć pracę działu sprzedaży i uporządkować projekty. Dzięki funkcji „Aktywator sprzedaży” można uruchamiać akcje promocyjne, realizować ponowne sprzedaże oraz przedłużać terminy umów. Program posiada intuicyjny interfejs i wygodny panel wskaźników.

Funkcje Megaplanu:

- Stworzenie jednolitej bazy klientów oraz historii interakcji.
- Nadzór nad menedżerami, powiadomienia o niewykonanych zadaniach.
- Tworzenie raportów i zestawień sprzedaży.
- Wyznaczanie zadań dla pracowników i kontrola ich realizacji, w tym rejestrowanie czasu pracy oraz sporządzanie raportów dotyczących każdego pracownika.
- Planowanie dnia pracy, harmonogram urlopów oraz omówienie spraw.
- Integracja z WhatsApp.
- Automatyczne generowanie dokumentów i wypełnianie danych bez błędów i literówek.
- Podłączenie usług telefonicznych, wysyłania wiadomości i analityki.
- Wersja mobilna zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca na świecie.

AmoCRM

Najlepszy wybór wśród firm prowadzących działalność w modelu B2C. Miesięczny koszt korzystania z usługi wynosi 7 USD za każdego użytkownika. Dane są przechowywane w chmurze. Dostępne są dwie wersje – przeglądarkowa i mobilna. Prosty i intuicyjny interfejs, a także integracja z Google Analytics sprawiają, że program ten zajmuje czołowe pozycje wśród przedsiębiorstw każdej wielkości.

Funkcjonalność:

1. Utworzenie i uporządkowanie bazy klientów.

2. Wyznaczanie zadań i przypomnień dla menedżerów.

3. Cyfrowa przepaść w dziale sprzedaży.

4. Prowadzenie bazy klientów i zarządzanie umowami.

5. Tworzenie raportów.

6. Podłączenie funkcji telefonicznej z możliwością wyboru odpowiedniego widżetu.

7. Synchronizacja z C1, Moja lista itp.

8. Konfiguracja uprawnień dostępu.

Platforma nie jest przeładowana zbędnymi funkcjami i możliwościami. Jej użyteczność doskonale sprzyja efektywnej pracy menedżerów ds. sprzedaży.

Prosty biznes

Nazwa mówi sama za siebie. Jest to dość proste oprogramowanie, które pozwala na kontakt z klientami i zarządzanie sprzedażą. Koszt zależy wyłącznie od wybranego pakietu, a nie od liczby pracowników w firmie.

Funkcje „Prostego Biznesu”:

- obsługa klientów (prowadzenie bazy klientów);
- powiadomienia i przypomnienia o połączeniach;
- telefonia IP;
- wiadomości SMS, mailingi e-mailowe, faksy z bazy klientów;
- automatyczne wypełnianie dokumentów i danych;
- raporty ze sprzedaży, wyniki sprzedaży;
- integracja wirtualnej centrali telefonicznej;
- wideokonferencje;
- dodanie osoby do bazy klientów po otrzymaniu połączenia przychodzącego lub wiadomości e-mail;
- ocena skuteczności reklamy;
- skanowanie kodu kreskowego.

Dostępna jest bezpłatna wersja testowa dla ograniczonej liczby pracowników. Można sprawdzić użyteczność systemu przed wdrożeniem modułu. W wersji demonstracyjnej dostępne są wszystkie najważniejsze funkcje. Istnieje możliwość utworzenia bazy klientów, podłączenia telefonii IP, poczty firmowej, stworzenia automatycznych szablonów dokumentów, podłączenia zgłoszeń ze strony internetowej i wielu innych funkcji.

Pipedrive

Platforma CRM do zarządzania sprzedażą i transakcjami. Pozwala zwiększyć efektywność pracy menedżerów oraz śledzić postępy firmy.

Podstawowe funkcje Pipedrive:

1. Zarządzanie potencjalnymi klientami i transakcjami. Dzięki chatbotowi i formularzom internetowym zamówienia mogą napływać przez całą dobę.
2. Sporządzanie sprawozdań. Przeprowadzanie analizy wskaźników, co pozwala ocenić stopień zgodności wyników firmy z jej celami.
3. Śledzenie interakcji z klientami. Systematyzacja kontaktów, import danych z Excela, wbudowana poczta elektroniczna, połączenia telefoniczne bezpośrednio przez Internet i wiele innych funkcji.
4. Wersja mobilna. Aplikacje natywne na systemy Android i iOS
5. Integracja. Marketplace z ponad 200 integracjami.

Poszukiwanie odpowiedniego systemu CRM może zająć dość dużo czasu. Jednak ten czas w pełni się opłaci, gdy praca z oprogramowaniem zacznie przynosić pierwsze efekty.

Kontakty

W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt:

Adresy

49000, Dniepr, aleja O. Polya 107 G

Harmonogram

Od poniedziałku do piątku:
9:00 – 18:00

Дякуємо!

Ми обов’язково зв’яжемося з Вами.

Can't send form

Please try again later.