So wählen Sie ein CRM-System für ein kleines Unternehmen

Ein CRM-System ist für kleine Unternehmen ebenso wichtig wie für mittlere und große. Es hilft dabei, die Arbeitsprozesse zu optimieren, mehr Kunden zu gewinnen und den Gewinn zu steigern. Die Auswahl eines CRM-Systems sollte sorgfältig und verantwortungsvoll erfolgen. Wichtig ist, dass es zu allen Geschäftsprozessen passt, keine unnötigen Funktionen enthält und sich mit dem Wachstum des Unternehmens erweitern lässt. Das System sollte die Verwaltung von Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Lieferanten und weiteren Geschäftsdaten erleichtern. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie das passende CRM-System auswählen, und stellen einige der beliebtesten Lösungen vor.

Braucht ein kleines Unternehmen ein CRM-System?

Auf jeden Fall. Ein CRM-System unterstützt sowohl das gesamte Unternehmen als auch jeden einzelnen Mitarbeitenden. Es hilft dabei, Geschäftsprozesse zu strukturieren und zu optimieren. Unternehmensinhaber können Beziehungen zu neuen und bestehenden Kunden aufbauen und pflegen, die Arbeit ihrer Mitarbeitenden kontrollieren und Berichte erstellen. Mit den integrierten Tools lassen sich Arbeitsabläufe auf ein neues Niveau bringen und Budgets effizient einsetzen.

Vertriebs- und Marketingmitarbeitende werden durch ein CRM-System für kleine Unternehmen an Aufgaben und Anrufe erinnert. Das System erfasst alle eingehenden Anrufe, sodass sich ein Mitarbeiter schnell mit potenziellen Kunden in Verbindung setzen kann. Alle wichtigen Kundendaten werden zentral gespeichert. Dadurch entfällt die zeitaufwendige Suche in Arbeitschats oder Notizbüchern. Auf Grundlage der gesammelten Informationen lassen sich außerdem leichter Werbeaktionen planen und neue Produkte entwickeln.

Ein intelligentes CRM-System optimiert Arbeitsprozesse, erleichtert den Arbeitsalltag und schafft zusätzliche Ressourcen für das Unternehmenswachstum. Es bietet alle notwendigen Tools für eine bessere Zusammenarbeit im Team, die termingerechte Erledigung von Aufgaben und eine höhere Zahl erfolgreicher Geschäftsabschlüsse.

Erfolgreiche Beispiele für die Einführung von CRM-Systemen in kleinen Unternehmen

Ein erfolgreiches Beispiel für die Einführung eines CRM-Systems ist ein Schönheitssalon, der alle Informationen über seine Kunden in einer zentralen Kundendatenbank speichert. Mithilfe von Telefonnummern, Geburtsdaten und einer Liste bevorzugter Behandlungen kann der Salon SMS-Nachrichten über Aktionen, Rabatte und Geburtstagsgeschenke versenden.

Für ein Dienstleistungsunternehmen bietet ein CRM-System die Möglichkeit, Anfragen von Bewohnern zu erfassen und Techniker direkt zum Einsatzort zu schicken, damit bestehende Probleme schnell behoben werden. Zudem lassen sich Fristen für Reparaturen überwachen, der Verbrauch von Materialien dokumentieren und anhand von Bewertungen Rückmeldungen der Bewohner einholen.

Ein einfaches CRM-System für kleine Unternehmen wird auch häufig in Autowerkstätten eingesetzt. Damit können Kfz-Mechaniker die Termine für anstehende Wartungen verfolgen und einige Wochen vorher SMS oder E-Mails mit Preisen für Dienstleistungen und Verbrauchsmaterialien versenden. So kann der Kunde sein Fahrzeug rechtzeitig überprüfen lassen, während das Unternehmen seine Stammkunden langfristig bindet.

Kriterien für die Auswahl eines CRM-Systems für kleine Unternehmen

Achten Sie bei der Auswahl eines CRM-Systems auf folgende Kriterien:
1. Funktionsumfang. CRM-Systeme bieten zahlreiche Funktionen. Vor der Auswahl sollten Sie festlegen, welche Geschäftsprozesse Sie optimieren möchten. Für kleine Unternehmen sind insbesondere Funktionen wie die Aufgabenverteilung an Mitarbeitende, die Verwaltung von Kundendaten, das Management von Geschäftsabschlüssen, die Kontrolle der Aufgabenerledigung und die Erstellung von Dokumenten relevant.
2. Benutzerfreundlichkeit. Achten Sie darauf, wie übersichtlich und intuitiv die Benutzeroberfläche gestaltet ist. Testen Sie das System einige Tage lang gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden. Finden Sie sich nach kurzer Zeit problemlos zurecht, ist das System wahrscheinlich für Ihr Unternehmen geeignet.
3. Branchenfokus. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines CRM-Systems die Tätigkeit Ihres Unternehmens. Es gibt branchenspezifische Lösungen, die speziell für Schönheitssalons, Lieferdienste, Fitnessstudios, Banken, Restaurants und andere Geschäftsbereiche entwickelt wurden. Venta-CRM ist beispielsweise auf die Automatisierung von Wasserlieferdiensten ausgerichtet.
4. Flexible Konfiguration. Prüfen Sie, ob Sie Schaltflächen, Felder und Funktionen selbstständig hinzufügen oder ausblenden können. Nicht benötigte Elemente können die Arbeitsoberfläche unnötig überladen. Die Möglichkeit, ungenutzte Funktionen und Eingabefelder zu deaktivieren, ist daher ein großer Vorteil.
5. Integration mit anderen Anwendungen. Für die Kommunikation mit Kunden werden Messenger, E-Mail-Dienste, Telefonie und soziale Netzwerke benötigt. Einige CRM-Systeme verfügen bereits über fertige Integrationen, die sich innerhalb weniger Minuten einrichten lassen. Sind die erforderlichen Integrationen nicht vorhanden, sollten Sie sich an den Anbieter oder Entwickler wenden.
6. Skalierbarkeit. Überlegen Sie vor der Auswahl, wie sich Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren entwickeln könnte. Prüfen Sie, ob der heutige Funktionsumfang auch künftig ausreichen wird. Möglicherweise möchten Sie später neue Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Das CRM-System sollte sich entsprechend erweitern lassen, damit kein Wechsel zu einer anderen Lösung erforderlich wird.
7. Berichte und Statistiken. Das System sollte Berichte zu allen wichtigen Kennzahlen bereitstellen, die für die Analyse der Verkaufsleistung erforderlich sind. Einige Programme bieten nur eine begrenzte Auswahl, beispielsweise zur Entwicklung der Kundenzahl, zur Anzahl eingehender Anfragen und zu erfolgreichen Geschäftsabschlüssen. Andere ermöglichen die Erstellung individueller Berichte, Grafiken und Diagramme.
8. Kontrolle der Datenqualität. Korrekte und einheitlich erfasste Daten sind für die schnelle Suche nach Informationen unerlässlich. Viele CRM-Systeme helfen dabei, Eingabefehler und Tippfehler zu vermeiden. Schon die versehentliche Eingabe einer falschen Ziffer oder eines falschen Buchstabens kann dazu führen, dass benötigte Daten nicht schnell gefunden werden.
9. Datensicherheit. Ein CRM-System speichert vertrauliche Unternehmens- und Kundendaten. Der Zugriff darauf muss deshalb zuverlässig vor unbefugten Personen geschützt sein.
10. Kosten. Der Preis sollte nicht das einzige oder wichtigste Auswahlkriterium sein. Einerseits besteht die Gefahr, für zahlreiche nicht benötigte Funktionen zu viel zu bezahlen. Andererseits kann eine besonders günstige Lösung Einschränkungen bei Bedienkomfort, Funktionsumfang und Weiterentwicklung mit sich bringen.

Auswahlprozess für ein CRM-System für kleine Unternehmen

Wir stellen Ihnen fünf Schritte zur Auswahl eines geeigneten CRM-Systems vor:
1. Anforderungen definieren. Welche Prozesse möchten Sie optimieren und welche Fehler beseitigen? Klären Sie diese Punkte zuerst, um die wichtigsten Funktionen des CRM-Systems festzulegen. So vermeiden Sie, für Funktionen zu bezahlen, die Sie nicht benötigen.
2. Suche eingrenzen. Bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden, sollten Sie den passenden Systemtyp bestimmen. Nach der Art der Datenspeicherung unterscheidet man zwischen Cloud- und Desktop-Lösungen, nach der Anpassungsfähigkeit zwischen individuellen und standardisierten Lösungen sowie nach dem Funktionsumfang zwischen universellen und branchenspezifischen Systemen.
3. Testversionen auswählen. Nachdem Sie den gewünschten CRM-Typ und die erforderlichen Funktionen festgelegt haben, stehen Ihnen zahlreiche Angebote zur Auswahl. Am besten testen Sie mehrere geeignete Systeme während eines kostenlosen Testzeitraums.
4. Systeme testen und analysieren. Sprechen Sie mit den Mitarbeitenden des technischen Supports und bewerten Sie die Programme anhand folgender Kriterien: Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsmöglichkeiten, Berichte und Analysen, Integrationen, technischer Support und weitere relevante Aspekte. Vergeben Sie Punkte und erstellen Sie Ihr eigenes Ranking der CRM-Lösungen.
5. Fragen an den Anbieter stellen. Bereiten Sie die wichtigsten Fragen vor und besprechen Sie diese mit einem Vertreter des Anbieters. Möglicherweise konnten Sie bestimmte Funktionen nicht vollständig verstehen oder sind während des Tests auf Schwierigkeiten gestoßen. Klären Sie insbesondere die Punkte, bei denen das System in Ihrer Bewertung weniger Punkte erhalten hat.
Die Auswahl eines CRM-Systems ist ein zeitaufwendiger und anspruchsvoller Prozess. Entscheiden Sie sich nicht vorschnell für die erste getestete Lösung, auch wenn sie zunächst ideal zu den Anforderungen Ihres Unternehmens zu passen scheint. Im nächsten Abschnitt stellen wir Ihnen die beliebtesten CRM-Lösungen für kleine Unternehmen vor.

Vergleich von CRM-Systemen für kleine Unternehmen

Bitrix

Bitrix24 gilt als eines der besten CRM-Systeme für kleine Unternehmen. Es ist sowohl als Cloud- als auch als Desktop-Lösung verfügbar. Die kostenpflichtige Version kostet 1.200 UAH pro Monat.
Die wichtigsten Funktionen von Bitrix24:
1. Kundenverwaltung. Verwaltung und Bearbeitung der Kundendatenbank sowie Verarbeitung von Anfragen, Kontakten, Leads und Geschäftsabschlüssen.
2. Berichtserstellung. Verkaufstrichter, Arbeitsberichte und Rechnungen zur Analyse der Unternehmensprozesse.
3. Aufgabenverwaltung und Arbeitskontrolle. Durch die Zuweisung von Rollen wie Ausführender, Beobachter und Verantwortlicher können Aufgaben verteilt und deren Erledigung kontrolliert werden.
4. Nachrichtenversand.
5. Integration mit sozialen Netzwerken und der Website.
6. Website-Baukasten. Schnelle Erstellung von Landingpages oder Onlineshops sowie Einbindung einer eigenen Domain, Google Maps und weiterer Dienste.
7. Mobile Version.
8. Integrierte Telefonie. Möglichkeit, eine Telefonnummer zu mieten, Gespräche aufzuzeichnen und Telefone anzuschließen.
9. Integrierte Marketinginstrumente. Durchführung von Marketingkampagnen und Analyse ihrer Wirksamkeit mithilfe vorgefertigter Tools.

Megaplan

Megaplan gehört zu den drei besten CRM-Systemen für kleine Unternehmen. Die Kosten hängen von der Art der Datenspeicherung, dem gewählten Tarif und der Anzahl der Teammitglieder ab. Das System ermöglicht die Verwaltung von Verkaufsprozessen und die Erstellung detaillierter Berichte. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die die Arbeit ihrer Vertriebsabteilung beschleunigen und ihre Projekte besser organisieren möchten.
Mit der Funktion „Verkaufsaktivator“ können Werbeaktionen und Wiederholungsverkäufe gestartet sowie Vertragslaufzeiten verlängert werden. Das Programm verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und ein übersichtliches Dashboard mit wichtigen Kennzahlen.
Der Funktionsumfang von Megaplan:
- Zentrale Kundendatenbank mit vollständiger Historie aller Interaktionen.- Kontrolle der Vertriebsmitarbeitenden und Benachrichtigungen über nicht erledigte Aufgaben.- Erstellung von Berichten und Verkaufstrichtern.- Aufgabenverteilung und Kontrolle der Aufgabenerledigung, einschließlich Zeiterfassung und individueller Berichte für jeden Mitarbeitenden.- Planung des Arbeitstages, Verwaltung von Urlaubsplänen und interne Kommunikation.- Integration mit WhatsApp.- Automatische Erstellung von Dokumenten und fehlerfreie Übernahme von Unternehmens- und Kundendaten.- Integration von Telefonie, Mailings und Analysetools.- Mobile Version für den weltweiten Zugriff auf Unternehmensdaten.

AmoCRM

Die erste Wahl für Unternehmen im B2C-Bereich. Die Nutzung kostet 7 US-Dollar pro Monat und Benutzer. Die Daten werden in der Cloud gespeichert. Das System ist sowohl als Browser- als auch als mobile Version verfügbar. Eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche und die Integration mit Google Analytics machen die Plattform zu einer führenden Lösung für Unternehmen jeder Größe.

Funktionsumfang:

1. Aufbau und Strukturierung einer Kundendatenbank.

2. Zuweisung von Aufgaben und Erinnerungen an Vertriebsmitarbeitende.

3. Digitaler Verkaufstrichter für die Vertriebsabteilung.

4. Verwaltung der Kundendatenbank und der Geschäftsabschlüsse.

5. Erstellung von Berichten.

6. Integration von Telefonie mit der Möglichkeit, ein passendes Widget auszuwählen.

7. Synchronisierung mit 1C, MoySklad und weiteren Diensten.

8. Konfiguration von Zugriffsrechten.

Die Plattform ist nicht mit unnötigen Funktionen überladen. Ihre Benutzerfreundlichkeit eignet sich hervorragend für die effiziente Arbeit von Vertriebsmitarbeitenden.

Prostoy Biznes

Der Name ist Programm. Es handelt sich um eine unkomplizierte Softwarelösung zur Kundenkommunikation und Vertriebssteuerung. Die Kosten richten sich ausschließlich nach dem gewählten Tarif und nicht nach der Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen.
Der Funktionsumfang von Prostoy Biznes:
- Kundenverwaltung und Pflege der Kundendatenbank;- Benachrichtigungen und Erinnerungen an geplante Anrufe;- IP-Telefonie;- Versand von SMS, E-Mails und Faxnachrichten direkt aus der Kundendatenbank;- automatisches Ausfüllen von Dokumenten und Stammdaten;- Verkaufsberichte und Verkaufstrichter;- Integration einer virtuellen Telefonanlage;- Videokonferenzen;- automatische Aufnahme neuer Kontakte in die Kundendatenbank nach einem eingehenden Anruf oder einer E-Mail;- Analyse der Werbewirksamkeit;- Scannen von Barcodes.
Für eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitenden steht eine kostenlose Testversion zur Verfügung. So können Sie die Benutzerfreundlichkeit des Systems testen, bevor Sie sich für einen Tarif entscheiden.
In der Demoversion sind alle wichtigen Funktionen verfügbar. Sie können eine Kundendatenbank erstellen, IP-Telefonie und eine geschäftliche E-Mail-Adresse einrichten, automatische Dokumentvorlagen anlegen, Anfragen von Ihrer Website integrieren und zahlreiche weitere Funktionen testen.

Pipedrive

Eine CRM-Plattform zur Verwaltung von Vertriebsprozessen und Geschäftsabschlüssen. Sie hilft dabei, die Effizienz der Vertriebsmitarbeitenden zu steigern und die Entwicklung des Unternehmens zu verfolgen.
Die wichtigsten Funktionen von Pipedrive:
1. Verwaltung von Leads und Geschäftsabschlüssen. Mithilfe von Chatbots und Webformularen können Anfragen rund um die Uhr eingehen.2. Erstellung von Berichten. Analyse wichtiger Kennzahlen, um die tatsächliche Unternehmensleistung mit den festgelegten Zielen zu vergleichen.3. Nachverfolgung der Kundenkommunikation. Strukturierung von Kontakten, Import von Daten aus Excel, integrierte E-Mail-Funktion, Internettelefonie und zahlreiche weitere Möglichkeiten.4. Mobile Version. Native Apps für Android und iOS.5. Integrationen. Ein Marketplace mit mehr als 200 Integrationen.
Die Suche nach einem geeigneten CRM-System kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Der Aufwand zahlt sich jedoch aus, sobald die Software erste positive Ergebnisse für Ihr Unternehmen liefert.

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