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The 10 best automation tools for delivery companies: how a CRM system can save you thousands of dollars

Why automation is not a luxury but a necessity in the delivery business

Noch vor 10 bis 15 Jahren konnte man das Geschäft mit der Lieferung von Wasser, Gas oder Bier in einem Notizbuch oder in Excel verwalten. Der Disponent nahm Anrufe entgegen, die Zusteller fuhren ihre gewohnten Routen ab, und die Kunden riefen an, wenn ihnen die Ware ausging.
Heute hat sich alles geändert.
Der Wettbewerb hat zugenommen. In den großen Städten der Ukraine – Kiew, Charkiw, Lemberg – hat der Kunde die Wahl zwischen etwa zehn Unternehmen, die eine Lieferung noch am selben Tag anbieten. In Almaty oder Taschkent ist die Situation ähnlich: Geschwindigkeit und Servicequalität sind zu den wichtigsten Entscheidungsfaktoren geworden.

⚠ Ohne Automatisierung sehen sich die Eigentümer mit typischen Problemen konfrontiert:
● Auftragsverluste aufgrund von Missverständnissen zwischen Disponenten und Kurier.
● Chaos in den Routenplänen – der Fahrer fährt quer durch die ganze Stadt, obwohl man eine um 20 % kürzere Route hätte planen können.
● Verluste bei Leergut – Leergutflaschen oder -flaschen gehen verloren, und die Verluste steigen.
● Zeitaufwand für die manuelle Buchführung und Berichterstattung.

Die Lösung: Automatisierung der Prozesse mithilfe moderner CRM-Systeme und anderer digitaler Tools. Dies ermöglicht:

● Jeden Auftrag in Echtzeit überwachen.
● Routen optimieren und Kraftstoffkosten senken.
● Eine genaue Bestandsaufnahme der Leergutbehälter und der Lagerbestände führen.
● Kunden ohne Telefonanrufe an Nachbestellungen erinnern.

Im Folgenden stellen wir Ihnen 10 Automatisierungstoolsvor, mit denen Ihr Unternehmen jährlich Tausende von Dollar einsparen und den Service auf ein neues Niveau heben kann.

CRM für das Auftragsmanagement – das Herzstück der Automatisierung

Für jedes Lieferunternehmen – sei es im Bereich Wasser, Gas, Bier oder sogar Milchprodukte – bilden Bestellungen die Grundlage aller Geschäftsabläufe. Ohne eine genaue Erfassung läuft das Unternehmen Gefahr, Kunden und Gewinne zu verlieren.

Welche Vorteile bietet ein CRM-System bei der Auftragsverwaltung:

● Zentrale Verwaltungsstelle: Alle Bestellungen werden über verschiedene Kanäle – Telefon, Website, Chatbots – in das System eingeleitet.
● Sofortige Zuweisung von Kurieren: Der Disponent sieht die verfügbaren Fahrer und kann ihnen den Auftrag sofort zuweisen.
● Automatische Erfassung der Kundenhistorie: wann der Kunde zuletzt bestellt hat, in welcher Menge, welche Leergutflaschen er zurückgegeben hat und welche nicht.
● Weniger Fehler: Das System verhindert Verwechslungen bei Adressen oder Warenmengen.

Anwendungsbeispiel:
Ein Wasserlieferdienst in Lemberg hat durch die Umstellung auf Venta-CRM: Auftragsverwaltung, die Bearbeitungszeit pro Anruf von 3–4 Minuten auf 40 Sekunden verkürzt. Das bedeutet jeden Monat Dutzende eingesparte Arbeitsstunden für die Disponenten.

In kleineren Städten der Ukraine oder Kasachstans übernimmt der Disponent oft mehrere Aufgaben gleichzeitig – er nimmt Bestellungen entgegen, überwacht die Fahrer und führt die Fahrtenabrechnung. Das CRM-System entlastet ihn von Routineaufgaben, sodass ihm nur noch die Kontrolle und wichtige Entscheidungen bleiben.

Sie wissen immer, wie viele Aufträge bearbeitet wurden, von wem sie ausgeführt wurden und wie viel Gewinn sie eingebracht haben – ohne Dutzende von Tabellen durchsehen oder Anrufe tätigen zu müssen.

Optimierung der Lieferrouten

Selbst in einer kleinen Stadt können die Kraftstoffkosten und die Fahrzeiten der Kuriere einen erheblichen Teil des Gewinns auffressen. Wenn die Fahrer planlos und ohne klar durchdachte Route unterwegs sind, verliert das Unternehmen täglich Geld.

Was bietet der Routenoptimierer:
● Reduzierung der Fahrstrecke um 15–25 % dank einer optimalen Planung der Reihenfolge der Adressen.
● Senkung der Kosten für Kraftstoff und Fahrzeugabschreibungen.
● Weniger Verspätungen – der Kurier nimmt den kürzesten Weg unter Berücksichtigung von Stoßzeiten und Staus.
● BMehr Aufträge pro Schicht – der Fahrer kann täglich mehrere Kunden mehr bedienen.

Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Bierlieferdienst in Almaty konnte mithilfe der Routenoptimierung in Venta-CRM 20 % mehr Kunden bedienen, ohne die Zahl der Fahrer zu erhöhen.

Das System erhält eine Liste der Bestellungen, ordnet diese automatisch in der optimalen Reihenfolge an und übermittelt sie über die mobile App an die Kuriere. Der Kurier sieht seine Route auf der Karte und markiert die bereits abgearbeiteten Punkte in Echtzeit.

Sie senken die Kosten, steigern die Anzahl der ausgeführten Aufträge und erhöhen die Kundenzufriedenheit, da die Kunden ihre Ware schneller und zum versprochenen Zeitpunkt erhalten.

Erfassung von Leergut

Für Unternehmen, die mit abgefülltem Wasser, Gas in Flaschen oder Bier in Fässern handeln, ist die Kontrolle der Leergutrückgabe einer der größten Schwachpunkte. Der Verlust von nur 20 bis 30 Leergutstücken pro Monat kann jährlich zu Verlusten in Höhe von Tausenden von Griwna führen.

Warum das wichtig ist:
● Flaschen, Gasflaschen und Fässer sind Mehrwegverpackungen, die teuer sind.
● Ohne ein klares Buchführungssystem verliert man leicht den Überblick darüber, wer wie viel Verpackungsmaterial besitzt.
● Kunden vergessen manchmal die Rückgabe oder zögern sie hinaus, und ohne Erinnerungen zieht sich dieser Vorgang in die Länge.

Welche Vorteile bietet ein CRM-System für die Behälterabrechnung?
● Automatische Erfassung: Das System erfasst, wie viele Leergutbehälter an jeden Kunden ausgegeben und wie viele zurückgegeben wurden.
● Erinnerung an die Rückgabe: SMS oder Nachricht im Messenger, wenn die Nutzungsdauer abläuft.
● Transparente Abrechnungshistorie: Der Restbetrag der Leergutgutschrift für jeden Kunden kann jederzeit eingesehen werden.

Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Wasserlieferunternehmen in Kiew konnte nach der Einführung der Erfassung von Mehrwegverpackungen in Venta-CRMdie Verluste an Mehrwegverpackungen in den ersten drei Monaten um 35 % senken. Zuvor wurden hierfür ein Notizbuch und Excel verwendet, was zu Verwirrung führte.

Wenn man das Leergut-Abrechnungsmodul mit der Lagerbuchhaltungkombiniert, kann man nicht nur die Rückgabe von Leergut, sondern auch die Warenbestände verfolgen, um zu vermeiden, dass die Ware mitten am Tag ausverkauft ist.

Eine genaue Kontrolle des Leergutumlaufs = weniger Verluste + Einsparungen beim Kauf von neuem Leergut. Dies führt direkt zu einer Steigerung des Nettogewinns.

Mobile App für Kuriere

Bei vielen Wasser- oder Gaslieferdiensten erhalten die Zusteller ihre Aufträge nach wie vor per Telefon oder über Messenger. Das erscheint praktisch, solange es nur wenige Bestellungen gibt. Wenn ein Fahrer jedoch Dutzende von Adressen gleichzeitig bedient, kann es leicht passieren, dass er etwas vergisst oder verwechselt.

Die mobile App für Kuriere verändert die Arbeitsabläufe vom ersten Tag an. Der Kurier öffnet sein Smartphone und sieht alle Aufträge für den heutigen Tag: Adressen, Anzahl der Flaschen oder Gasflaschen, Informationen zum Kunden und sogar Anmerkungen des Disponenten. Wenn die Route im Voraus optimiert wurde, fährt der Fahrer ohne unnötige Anrufe und Rückfragen von Punkt zu Punkt.

So hat beispielsweise ein Wasserlieferdienst in Dnipro die Kurier-App Venta-CRM eingeführt und bereits nach einem Monat auf gedruckte Routenpläne verzichtet. Jeder Kurier bediente nun 3–4 Kunden mehr pro Schicht, und der Disponent benötigte nur noch halb so viel Zeit für die Koordination.

Ein weiterer Pluspunkt ist das Feedback. Der Kurier bestätigt die Ausführung des Auftrags, das System aktualisiert den Status sofort, und der Kunde erhält eine Benachrichtigung, dass seine Ware zugestellt wurde. Das stärkt das Vertrauen und vermittelt den Eindruck, dass das Unternehmen präzise und ohne Verzögerungen arbeitet.

Lagerbuchhaltung in Echtzeit

Im Wasser-, Gas- oder Bierliefergeschäft ist das Lager der Ort, an dem jede Schicht beginnt und endet. Wenn es hier keine genaue Bestandsführung gibt, kann es leicht passieren, dass die Ware mitten am Tag ausgeht oder sich im Gegenteil für Monate im Voraus ansammelt.

Die Lagerbuchhaltung in Echtzeit verschafft dem Eigentümer und dem Manager einen umfassenden Überblick. Wenn ein Kurier die Ware aus dem Lager abholt, erfasst das System die Menge. Nach der Änderung werden Informationen über die Bestände und die versandte Ware zurückgemeldet. Dies hilft, unnötige Einkäufe zu vermeiden und die Wiederauffüllung der Bestände im Voraus zu planen.

Besonders praktisch ist es, wenn das Lagermodul in die Leergutabrechnung integriert ist. In diesem Fall kann man in einem einzigen Fenster sowohl die Anzahl der vollen Flaschen als auch die Menge an Leergut sehen, die sich noch bei den Kunden befindet.

Vorteile für Unternehmen:
● Keine Ausfallzeiten aufgrund von Warenmangel.
● Senkung der Beschaffungskosten dank präziser Daten.
● Transparenz und Kontrolle für den Eigentümer von jedem Ort der Welt aus.

Bei einem Bierlieferdienst in Charkiw wurde nach der Einführung der Lagerbuchhaltung in Venta-CRM den Umlauf „toter Bestände“ in nur zwei Monaten um 18 % reduzieren. Dies bedeutete zusätzliche freie Mittel für die Geschäftsentwicklung.

Automatische Erinnerungen für Kunden

Viele Wasser- oder Gaslieferanten arbeiten nach dem Prinzip: „Der Kunde ruft schon selbst an, wenn er etwas braucht.“ Die Wahrheit ist jedoch, dass die meisten Menschen einfach vergessen, rechtzeitig eine Bestellung aufzugeben. Infolgedessen kaufen sie die Ware bei einem anderen Anbieter oder gehen in den Laden, und das Unternehmen verliert Einnahmen.

Automatische Erinnerungen lösen dieses Problem, ohne dass die Manager zusätzlichen Aufwand betreiben müssen. Das System analysiert, wann ein Kunde normalerweise eine Bestellung aufgibt, und sendet ihm ein oder zwei Tage vor diesem Zeitpunkt eine SMS oder eine Nachricht über einen Messenger. Der Kunde erhält eine kurze, unaufdringliche Nachricht: „Guten Tag, Sie haben vor einer Woche zwei Flaschen Wasser bestellt. Möchten Sie die Lieferung wiederholen?“ Bei einer Antwort mit „Ja“ wird die Bestellung automatisch in das CRM übernommen.

So konnte beispielsweise ein Dienstleister in Taschkent nach der Einführung automatischer Erinnerungen die Zahl der Wiederholungsbestellungen in den ersten drei Monaten um 22 % steigern. Und was besonders wichtig ist: Das funktioniert sogar bei kleinen Unternehmen, die nur über ein oder zwei Kuriere verfügen.

In Venta-CRM ist diese Funktion in die Auftragsverwaltung integriert, sodass der Disponenten sofort sieht, wer die Lieferung bestätigt hat, und die Route ohne zusätzliche Anrufe planen kann. Das ist sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen praktisch.

Integration der Website in das CRM-System

Stellen Sie sich vor, jede Anfrage von der Website landet sofort im CRM – ohne sie aus der E-Mail kopieren zu müssen, ohne den Kundenbetreuer anrufen zu müssen und ohne das Risiko, etwas zu verlieren. Das ist nicht nur praktisch, sondern entscheidend für eine schnelle Reaktion auf Kundenanfragen.

Wenn die Website in das CRM integriert ist, werden alle Daten – Name, Telefonnummer, Adresse, gewünschter Lieferzeitpunkt – automatisch im Kundenprofil gespeichert. Wenn ein Besucher das Formular zum ersten Mal ausfüllt, erstellt das System einen neuen Datensatz. Hat er bereits zuvor bestellt, werden die Informationen dem bestehenden Datensatz zugeordnet.

Was bringt das den Unternehmen:
● Sofortige Bearbeitung von Anträgen ohne Zeitverlust.
● Speicherung von UTM-Tags für die Analyse von Werbekanälen.
● Die Möglichkeit, die Lieferung sofort zu planen und einem Kurier zuzuweisen.

Zum Beispiel konnte ein Lieferdienst für abgefülltes Wasser in Kiew nach der Einführung einer Website mit CRM-Integration die durchschnittliche Reaktionszeit auf eine neue Anfrage von 15 Minuten auf 1 Minute verkürzen. Dies verschaffte dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil – die Kunden erhielten fast unmittelbar nach dem Absenden des Formulars einen Anruf, was die Verkaufskonversion steigerte.

Unter den heutigen Bedingungen ist die Geschwindigkeit der Auftragsabwicklung nicht nur eine Frage des Service, sondern ein entscheidender Faktor für das Überleben auf dem Markt.

Verkaufsanalysen und Bestellhistorie

Ein Lieferdienst „nach Gefühl“ zu führen, ist wie mit verbundenen Augen zu fahren. Sie können zwar vermuten, dass die Umsätze steigen oder sinken, wissen aber nicht, warum das so ist und wo genau Sie Geld verlieren.

Die Vertriebsanalysen im CRM vermitteln dem Inhaber ein klares Bild von der Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Sie sehen, welche Kunden am häufigsten bestellen, zu welcher Tageszeit oder an welchen Wochentagen die meisten Bestellungen eingehen und welche Produkte oder Verpackungsgrößen den größten Umsatz generieren.

Die wichtigsten Vorteile der Analytik im CRM:
● Ermittlung profitabler und unrentabler Kunden – so erkennen Sie, mit wem Sie intensiver zusammenarbeiten sollten.
● Nachfrageprognose – Sie können Einkäufe und Routen im Voraus planen.
● Analyse der Effektivität von Werbekanälen – sehen Sie, welche Quellen tatsächlich Aufträge generieren.
● Überwachung der Arbeit der Kuriere – Auswertung der Anzahl der durchgeführten Lieferungen und der dafür benötigten Zeit.

In Venta-CRM: Bestellhistorie lässt sich schnell herausfinden, was ein Kunde vor einem halben Jahr bestellt hat, und die Bestellung mit einem Klick wiederholen. Das ist nicht nur praktisch, sondern steigert auch die Wiederholungskäufe.

Bei einem Unternehmen für die Lieferung von Gasflaschen in Nur-Sultan wurde beispielsweise mithilfe von Analysen festgestellt, dass 30 % der Kunden ihre Bestellungen immer am selben Tag des Monats aufgeben. Nach der Einführung automatischer Erinnerungen stiegen die Wiederholungsbestellungen genau an diesen Tagen um 25 %.

Verwaltung der Bezirke und Zuweisung der Kuriere

In Städten, in denen es mehrere Kuriere und täglich Dutzende von Lieferungen gibt, führt eine chaotische Auftragsverteilung schnell zu Verwirrung. Ein Fahrer erhält möglicherweise zwei Adressen an entgegengesetzten Enden der Stadt, während ein anderer direkt am Kunden vorbeifährt, ihn aber nicht bedient. Das kostet Zeit, Kraftstoff und Nerven.

Durch die Verwaltung der Stadtbezirke lässt sich die Stadt in logische Zonen unterteilen, wobei jedem Bezirk ein eigener Kurier zugewiesen wird. So werden die Bestellungen automatisch genau an den Fahrer weitergeleitet, der in diesem Teil der Stadt im Einsatz ist. Das System berücksichtigt die Zuordnung auch bei Routenänderungen, um unnötige Überschneidungen zu vermeiden.

Bei einem Lieferdienst für abgefülltes Wasser in Odessa legten die Zusteller nach der Einführung dieses Ansatzes pro Schicht beispielsweise 12–15 km weniger zurück. Dadurch sanken die Kraftstoffkosten und die Bearbeitungszeit der Bestellungen verkürzte sich. Die Kunden erhielten ihre Lieferungen schneller, und die Fahrer konnten ihre Schicht pünktlich beenden, ohne zusätzliche Fahrten unternehmen zu müssen.

Für Unternehmen bedeutet dies zudem einen Vorteil hinsichtlich der Service-Stabilität: Wenn ein Kunde immer vom selben Kurier bedient wird, steigen die Kundenbindung und die Anzahl der Wiederholungsaufträge.

Cloud-Zugriff und Mobilität

Für den Inhaber eines Lieferdienstes ist es wichtig, die Kontrolle über alle Prozesse zu behalten, selbst wenn er auf Geschäftsreise oder im Urlaub ist. Cloud-basierte CRM-Systeme ermöglichen es, Bestellungen zu verwalten, die Arbeit der Kuriere zu verfolgen und den finanziellen Überblick über das Unternehmen von jedem Ort der Welt aus zu behalten – man braucht lediglich eine Internetverbindung.

Vorteile des Cloud-Ansatzes:
● Sie können Ihr Unternehmen von Ihrem Laptop oder Smartphone aus steuern, auch wenn Sie sich in einer anderen Stadt oder einem anderen Land befinden.
● Alle Updates und Sicherungen werden automatisch durchgeführt – es besteht kein Risiko, Daten durch einen Computerausfall zu verlieren.
● Der Zugriff auf die Daten lässt sich flexibel anpassen: Manager sehen ihre Aufgaben, Kuriere nur ihre Routen und der Inhaber die vollständigen Analysedaten.

So konnte beispielsweise der Inhaber eines Unternehmens für den Versand von Bier in Fässern in Lemberg vollständig auf Fernverwaltung umstellen. Er überwacht das Lager, die Bestellungen und den Transport der Leergutbehälter von einem anderen Land aus, während die Manager reibungslos arbeiten können, da alle Informationen in der Cloud gespeichert sind.
SaaS-Lösungen wie Venta-CRM gewährleisten Datensicherheit und eine Systemverfügbarkeit rund um die Uhr, was besonders für Unternehmen wichtig ist, die ohne Ruhetage arbeiten.

Wie viel spart die Automatisierung tatsächlich?

Die Integration von CRM- und Automatisierungstools ermöglicht es Lieferunternehmen:
● Die Kraftstoffkosten und die Fahrzeiten der Kuriere um 15–25 % senken.
● Die Verpackungsverluste um 30–40 % reduzieren.
● Die Wiederholungsbestellungen um 20–25 % steigern.

Für ein Unternehmen, das monatlich 1.000 Bestellungen bearbeitet, kann dies eine Einsparung von mehreren Tausend bis zu mehreren Zehntausend Dollar pro Jahr bedeuten.
Bei der Automatisierung geht es nicht nur um Technologie, sondern auch um Wettbewerbsfähigkeit und stabile Gewinne.

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