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Die 10 besten Automatisierungswerkzeuge für Lieferunternehmen: Wie ein CRM-System Ihnen Tausende Dollar sparen kann

Warum Automatisierung im Liefergeschäft kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit ist

Noch vor 10–15 Jahren konnte ein Unternehmen für die Lieferung von Wasser, Gas oder Bier mit einem Notizbuch oder einer Excel-Tabelle geführt werden. Der Disponent nahm Anrufe entgegen, die Kuriere fuhren ihre gewohnten Routen und die Kunden meldeten sich, sobald ihr Vorrat aufgebraucht war.
Heute hat sich die Situation grundlegend verändert.
Der Wettbewerb ist deutlich gestiegen. In großen ukrainischen Städten wie Kyjiw, Charkiw oder Lwiw können Kunden zwischen zahlreichen Unternehmen wählen, die noch am selben Tag liefern. In Almaty oder Taschkent ist die Situation ähnlich: Schnelligkeit und Servicequalität sind zu entscheidenden Auswahlkriterien geworden.
⚠ Ohne Automatisierung stehen Unternehmensinhaber häufig vor typischen Problemen:● Bestellungen gehen aufgrund mangelnder Abstimmung zwischen Disponenten und Kurieren verloren.● Unübersichtliche Zeitpläne führen dazu, dass Fahrer quer durch die Stadt fahren, obwohl eine um 20 % kürzere Route möglich wäre.● Mehrwegbehälter wie Flaschen oder Gasflaschen gehen verloren und verursachen steigende Kosten.● Manuelle Erfassung und Berichterstellung beanspruchen zu viel Arbeitszeit.
Die Lösung ist die Automatisierung der Prozesse mithilfe moderner CRM-Systeme und weiterer digitaler Werkzeuge. Dadurch können Unternehmen:
● jede Bestellung in Echtzeit kontrollieren;● Routen optimieren und Kraftstoffkosten senken;● Mehrwegbehälter und Lagerbestände präzise erfassen;● Kunden ohne zusätzliche Anrufe an Wiederholungsbestellungen erinnern.
Im Folgenden stellen wir zehn Automatisierungswerkzeuge vor, mit denen Lieferunternehmen jährlich Tausende Dollar sparen und ihre Servicequalität auf ein neues Niveau heben können.

CRM für die Auftragsverwaltung – das Herzstück der Automatisierung

Für jedes Lieferunternehmen – ob für Wasser, Gas, Bier oder sogar Milchprodukte – bilden Bestellungen die Grundlage aller Abläufe. Ohne eine klare Erfassung riskiert das Unternehmen, Kunden und Gewinn zu verlieren.
Vorteile eines CRM-Systems bei der Auftragsverwaltung:
● Zentrale Steuerung: Alle Bestellungen aus unterschiedlichen Kanälen – Telefon, Website oder Chatbots – gelangen in ein gemeinsames System.● Sofortige Zuweisung der Kuriere: Der Disponent sieht, welche Fahrer verfügbar sind, und kann ihnen eine Bestellung direkt zuweisen.● Automatische Erfassung der Kundenhistorie: Das System speichert, wann der Kunde zuletzt bestellt hat, welche Menge er benötigte und welche Behälter zurückgegeben wurden oder noch offen sind.● Weniger Fehler: Verwechslungen bei Adressen oder Bestellmengen werden vermieden.
Praxisbeispiel: Ein Wasserlieferunternehmen in Lwiw verkürzte nach dem Wechsel zu Venta CRM: Auftragsverwaltung die Bearbeitungszeit eines Anrufs von drei bis vier Minuten auf 40 Sekunden. Dadurch werden jeden Monat Dutzende Arbeitsstunden des Disponenten eingespart.
In kleineren Städten der Ukraine oder Kasachstans übernimmt ein Disponent häufig mehrere Aufgaben gleichzeitig: Er nimmt Bestellungen an, koordiniert die Fahrer und verwaltet die Mehrwegbehälter. Das CRM-System übernimmt die Routinearbeit, sodass sich der Mitarbeiter auf die Kontrolle und wichtige Entscheidungen konzentrieren kann.
Sie wissen jederzeit, wie viele Bestellungen bearbeitet wurden, wer sie ausgeführt hat und welchen Gewinn sie eingebracht haben – ohne zahlreiche Tabellen durchsuchen oder zusätzliche Telefonate führen zu müssen.

Optimierung der Lieferrouten

Selbst in einer kleinen Stadt können Kraftstoffkosten und die Arbeitszeit der Kuriere einen erheblichen Teil des Gewinns aufzehren. Fahren die Fahrer ohne klar geplante Route durch die Stadt, verliert das Unternehmen jeden Tag Geld.
Vorteile eines Routenoptimierers:● 15–25 % weniger Fahrstrecke durch die optimale Reihenfolge der Lieferadressen.● Geringere Kraftstoff- und Fahrzeugkosten durch kürzere und effizientere Routen.● Weniger Verspätungen, da der Kurier unter Berücksichtigung von Stoßzeiten und Verkehrsstaus auf dem kürzesten Weg fährt.● Mehr Bestellungen pro Schicht, weil der Fahrer täglich mehrere zusätzliche Kunden bedienen kann.
Praxisbeispiel: Ein Bierlieferunternehmen in Almaty konnte mithilfe der Routenoptimierung in Venta CRM 20 % mehr Kunden bedienen, ohne zusätzliche Fahrer einzustellen.
Das System übernimmt die Bestellliste, ordnet die Lieferungen automatisch in der effizientesten Reihenfolge und überträgt die fertige Route an die mobile Kurier-App. Der Kurier sieht seinen Weg auf der Karte und markiert die erledigten Stopps in Echtzeit.
So senken Sie die Kosten, steigern die Zahl der ausgeführten Bestellungen und erhöhen die Kundenzufriedenheit, da die Ware schneller und zum zugesagten Zeitpunkt geliefert wird.

Verwaltung von Mehrwegbehältern

Für Unternehmen, die mit abgefülltem Wasser, Gasflaschen oder Bierfässern arbeiten, gehört die Kontrolle der Mehrwegbehälter zu den größten Herausforderungen. Bereits der Verlust von 20–30 Behältern pro Monat kann jährlich Schäden in Höhe von mehreren Tausend Hrywnja verursachen.
Warum ist das wichtig?● Wasserflaschen, Gasflaschen und Fässer sind teure Mehrwegbehälter.● Ohne ein klares Erfassungssystem lässt sich nur schwer nachvollziehen, bei welchem Kunden sich wie viele Behälter befinden.● Kunden vergessen oder verzögern die Rückgabe manchmal. Ohne Erinnerungen kann sich dieser Prozess lange hinziehen.
Vorteile eines CRM-Systems für die Behälterverwaltung:● Automatische Erfassung: Das System dokumentiert, wie viele Behälter an jeden Kunden ausgegeben und wie viele zurückgegeben wurden.● Rückgabeerinnerungen: Kunden erhalten per SMS oder Messenger eine Benachrichtigung, wenn die vereinbarte Nutzungsdauer abläuft.● Transparente Abrechnungshistorie: Der aktuelle Behälterbestand jedes Kunden ist jederzeit einsehbar.
Praxisbeispiel: Ein Wasserlieferunternehmen in Kyjiw reduzierte die Behälterverluste innerhalb der ersten drei Monate nach der Einführung der Mehrwegbehälterverwaltung in Venta CRM um 35 %. Zuvor wurden die Daten in einem Notizbuch und in Excel erfasst, was regelmäßig zu Unstimmigkeiten führte.
Wird die Behälterverwaltung mit der Lagerverwaltung kombiniert, lassen sich nicht nur Mehrwegbehälter, sondern auch die Warenbestände überwachen. Dadurch werden Situationen vermieden, in denen ein Produkt mitten am Arbeitstag ausgeht.
Eine klare Kontrolle des Behälterumlaufs bedeutet weniger Verluste und geringere Kosten für die Beschaffung neuer Behälter. Dies erhöht unmittelbar den Nettogewinn.

Mobile App für Kuriere

In vielen Wasser- oder Gaslieferunternehmen erhalten Kuriere ihre Aufgaben noch immer telefonisch oder über Messenger. Solange nur wenige Bestellungen vorliegen, erscheint dies bequem. Muss ein Fahrer jedoch gleichzeitig Dutzende Adressen bedienen, kann schnell etwas vergessen oder verwechselt werden.
Eine mobile Kurier-App verändert die Arbeitsweise bereits vom ersten Tag an. Der Kurier öffnet sein Smartphone und sieht alle Bestellungen für den aktuellen Tag: Adressen, die Anzahl der Flaschen oder Gasflaschen, Kundendaten und sogar Hinweise des Disponenten. Wurde die Route im Voraus optimiert, fährt der Kurier ohne zusätzliche Anrufe und Rückfragen von einem Stopp zum nächsten.
Praxisbeispiel: Ein Wasserlieferunternehmen in Dnipro führte die Kurier-App von Venta CRM ein und konnte bereits nach einem Monat vollständig auf gedruckte Routenlisten verzichten. Jeder Kurier bediente pro Schicht drei bis vier zusätzliche Kunden, während der Disponent nur noch halb so viel Zeit für die Koordination benötigte.
Ein weiterer Vorteil ist die direkte Rückmeldung. Der Kurier bestätigt die Ausführung einer Bestellung in der App, das System aktualisiert den Status sofort und der Kunde kann eine Nachricht über die erfolgreiche Lieferung erhalten.
Dies stärkt das Vertrauen und vermittelt den Eindruck eines gut organisierten Unternehmens, das zuverlässig und ohne Verzögerungen arbeitet.

Lagerverwaltung in Echtzeit

In einem Unternehmen für die Lieferung von Wasser, Gas oder Bier ist das Lager der Ort, an dem jede Schicht beginnt und endet. Fehlt dort eine klare Bestandskontrolle, kann es leicht passieren, dass die Ware mitten am Tag ausgeht oder sich umgekehrt Vorräte für mehrere Monate ansammeln.
Eine Lagerverwaltung in Echtzeit bietet dem Inhaber und den Managern einen vollständigen Überblick. Wenn ein Kurier Waren aus dem Lager übernimmt, erfasst das System automatisch die entsprechende Menge. Nach Abschluss der Schicht werden die verbleibenden Bestände und die ausgelieferten Waren aktualisiert. Dadurch lassen sich unnötige Einkäufe vermeiden und Nachbestellungen rechtzeitig planen.
Besonders praktisch ist die Integration des Lagermoduls mit der Behälterverwaltung. So können in einer einzigen Übersicht sowohl die Anzahl der vollen Flaschen als auch die bei Kunden befindlichen Mehrwegbehälter eingesehen werden.
Vorteile für das Unternehmen:● Keine Ausfallzeiten aufgrund fehlender Waren.● Geringere Beschaffungskosten dank präziser Bestandsdaten.● Transparenz und Kontrolle für den Inhaber – unabhängig von seinem Standort.
Praxisbeispiel: Ein Bierlieferunternehmen in Charkiw reduzierte nach der Einführung der Lagerverwaltung in Venta CRM den Bestand an schwer verkäuflichen Waren innerhalb von nur zwei Monaten um 18 %. Dadurch wurden zusätzliche Mittel für die weitere Geschäftsentwicklung freigesetzt.

Automatische Erinnerungen für Kunden

Viele Wasser- oder Gaslieferunternehmen arbeiten nach dem Prinzip: „Der Kunde meldet sich selbst, wenn er etwas benötigt.“ In der Praxis vergessen jedoch viele Menschen, rechtzeitig eine neue Bestellung aufzugeben. Dadurch kaufen sie bei einem anderen Anbieter oder im Geschäft ein, und das Unternehmen verliert Umsatz.
Automatische Erinnerungen lösen dieses Problem, ohne dass die Manager zusätzlichen Aufwand haben. Das System analysiert, in welchen Abständen der Kunde üblicherweise bestellt, und sendet ihm ein oder zwei Tage vorher eine SMS oder eine Nachricht über einen Messenger.
Der Kunde erhält eine kurze und unaufdringliche Mitteilung, zum Beispiel: „Guten Tag, Sie haben vor einer Woche zwei Wasserflaschen bestellt. Möchten Sie die Lieferung wiederholen?“ Antwortet er mit „Ja“, wird die Bestellung automatisch im CRM-System erstellt.
Praxisbeispiel: Ein Lieferdienst in Taschkent steigerte nach der Einführung automatischer Erinnerungen die Zahl der Wiederholungsbestellungen innerhalb der ersten drei Monate um 22 %. Diese Funktion eignet sich auch für kleinere Unternehmen mit nur einem oder zwei Kurieren.
In Venta CRM ist sie mit der Auftragsverwaltung verbunden. Der Disponent sieht sofort, welcher Kunde die Lieferung bestätigt hat, und kann die Route ohne zusätzliche Telefonate planen. Dies ist sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen komfortabel.

Integration der Website mit dem CRM-System

Stellen Sie sich vor, jede Anfrage von Ihrer Website gelangt sofort in das CRM-System – ohne manuelles Kopieren aus E-Mails, ohne zusätzliche Anrufe beim Manager und ohne das Risiko, Informationen zu verlieren. Dies ist nicht nur bequem, sondern entscheidend für eine schnelle Reaktion auf Kundenanfragen.
Ist die Website mit dem CRM-System integriert, werden alle Daten – Name, Telefonnummer, Adresse und gewünschter Lieferzeitpunkt – automatisch im Kundenprofil gespeichert. Füllt ein Besucher das Formular zum ersten Mal aus, erstellt das System eine neue Kundenkarte. Hat er bereits früher bestellt, werden die Angaben mit dem bestehenden Datensatz verknüpft.
Vorteile für das Unternehmen:● Sofortige Bearbeitung von Anfragen ohne Zeitverlust.● Speicherung von UTM-Parametern zur Analyse der Werbekanäle.● Möglichkeit, die Lieferung direkt zu planen und einem Kurier zuzuweisen.
Praxisbeispiel: Ein Unternehmen für die Lieferung von Flaschenwasser in Kyjiw verkürzte nach der Integration seiner Website mit dem CRM-System die durchschnittliche Reaktionszeit auf eine neue Anfrage von 15 Minuten auf nur eine Minute. Dadurch entstand ein Wettbewerbsvorteil: Kunden erhielten nahezu unmittelbar nach dem Absenden des Formulars einen Anruf, was die Konversionsrate deutlich erhöhte.
Unter den heutigen Marktbedingungen ist eine schnelle Auftragsbearbeitung nicht nur ein Bestandteil guten Service, sondern ein entscheidender Faktor für das Bestehen am Markt.

Verkaufsanalysen und Bestellhistorie

Ein Lieferunternehmen nur nach Gefühl zu steuern, ist wie eine Fahrt mit verbundenen Augen. Sie können vermuten, dass die Verkäufe steigen oder sinken, wissen jedoch nicht, warum dies geschieht und an welchen Stellen das Unternehmen Geld verliert.
Verkaufsanalysen im CRM-System geben dem Inhaber einen klaren Überblick über die Geschäftsentwicklung. Sie sehen, welche Kunden am häufigsten bestellen, zu welchen Tageszeiten oder Wochentagen das höchste Bestellaufkommen entsteht und welche Produkte oder Behälter den größten Umsatz erzielen.
Die wichtigsten Vorteile von CRM-Analysen:● Erkennung profitabler und unrentabler Kunden: Sie erkennen, mit welchen Kundengruppen sich eine intensivere Zusammenarbeit lohnt.● Nachfrageprognose: Einkäufe und Lieferrouten lassen sich im Voraus planen.● Analyse der Werbekanäle: Sie sehen, welche Quellen tatsächlich zu Bestellungen führen.● Kontrolle der Kurierleistung: Die Anzahl der ausgeführten Lieferungen und der Zeitaufwand pro Lieferung können ausgewertet werden.
In der Bestellhistorie von Venta CRM lässt sich schnell nachvollziehen, was ein Kunde beispielsweise vor sechs Monaten bestellt hat. Die frühere Bestellung kann anschließend mit nur einem Klick wiederholt werden. Dies ist nicht nur praktisch, sondern fördert auch Wiederholungsverkäufe.
Praxisbeispiel: Bei einem Unternehmen für die Lieferung von Gasflaschen in Astana zeigte die Analyse, dass 30 % der Kunden jeden Monat am gleichen Tag bestellten. Nachdem genau an diesen Tagen automatische Erinnerungen eingeführt wurden, stieg die Zahl der Wiederholungsbestellungen um 25 %.

Verwaltung von Liefergebieten und Zuweisung der Kuriere

In Städten mit mehreren Kurieren und Dutzenden täglichen Lieferungen führt eine ungeordnete Verteilung der Bestellungen schnell zu Verwirrung. Ein Fahrer erhält möglicherweise zwei Adressen an entgegengesetzten Enden der Stadt, während ein anderer direkt an einem Kunden vorbeifährt, ihn jedoch nicht beliefert. Das kostet Zeit, Kraftstoff und Nerven.
Mit der Verwaltung von Liefergebieten lässt sich die Stadt in logische Zonen aufteilen, denen jeweils ein bestimmter Kurier zugeordnet wird. Neue Bestellungen werden dann automatisch an den Fahrer weitergeleitet, der in diesem Teil der Stadt arbeitet. Auch bei Routenänderungen berücksichtigt das System diese Zuordnung, um unnötige Überschneidungen zu vermeiden.
Praxisbeispiel: Bei einem Lieferdienst für Flaschenwasser in Odesa legten die Kuriere nach Einführung dieses Ansatzes pro Schicht 12–15 Kilometer weniger zurück. Dadurch sanken die Kraftstoffkosten und die Bearbeitungszeiten verkürzten sich. Kunden erhielten ihre Lieferungen schneller, während die Fahrer ihre Schichten pünktlich und ohne zusätzliche Fahrten beenden konnten.
Für das Unternehmen verbessert sich zugleich die Stabilität des Service. Wird ein Kunde regelmäßig vom selben Kurier betreut, steigen sowohl die Kundenbindung als auch die Zahl der Wiederholungsbestellungen.

Cloud-Zugriff und Mobilität

Für den Inhaber eines Lieferunternehmens ist es wichtig, alle Prozesse auch dann kontrollieren zu können, wenn er sich auf Geschäftsreise oder im Urlaub befindet. Cloudbasierte CRM-Systeme ermöglichen es, Bestellungen zu verwalten, die Arbeit der Kuriere zu verfolgen und die finanzielle Situation des Unternehmens von jedem Ort der Welt aus einzusehen – erforderlich ist lediglich eine Internetverbindung.
Vorteile des Cloud-Ansatzes:● Sie können Ihr Unternehmen über einen Laptop oder ein Smartphone kontrollieren, auch wenn Sie sich in einer anderen Stadt oder einem anderen Land befinden.● Aktualisierungen und Datensicherungen erfolgen automatisch, sodass bei einem Defekt des Computers kein Datenverlust droht.● Die Zugriffsrechte lassen sich flexibel konfigurieren: Manager sehen ihre Aufgaben, Kuriere ausschließlich ihre Routen und der Inhaber die vollständigen Analysen.
Praxisbeispiel: Der Inhaber eines Unternehmens für die Lieferung von Bierfässern in Lwiw konnte vollständig auf eine Fernverwaltung umstellen. Er kontrolliert Lager, Bestellungen und Behälterbewegungen aus einem anderen Land, während die Manager ohne Unterbrechungen weiterarbeiten, da sämtliche Informationen in der Cloud gespeichert werden.
SaaS-Lösungen wie Venta CRM gewährleisten Datensicherheit und eine Verfügbarkeit des Systems rund um die Uhr. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die ohne Ruhetage arbeiten.

Wie viel spart Automatisierung tatsächlich?

Die Integration eines CRM-Systems und weiterer Automatisierungswerkzeuge ermöglicht es einem Lieferunternehmen:● die Kraftstoffkosten und den Zeitaufwand der Kuriere um 15–25 % zu reduzieren;● die Verluste von Mehrwegbehältern um 30–40 % zu senken;● die Zahl der Wiederholungsbestellungen um 20–25 % zu steigern.
Für ein Unternehmen, das monatlich 1.000 Bestellungen bearbeitet, kann dies jährliche Einsparungen von mehreren Tausend bis zu mehreren Zehntausend Dollar bedeuten.
Automatisierung betrifft nicht nur moderne Technologien, sondern vor allem die Wettbewerbsfähigkeit und einen stabilen Gewinn.

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