Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнеса используется для облегчения и ускорения рутинных задач. Компьютеры и оборудование организации устанавливается специальное программное обеспечение. Именно ПО отвечает за автоматизацию бизнеса. Основные сферы для внедрения автоматизации:

● Базовые рабочие процессы. Это работы, которые работники постоянно выполняют, так называемые рутинные задачи. Автоматизация базовых процессов помогает уволить значительное количество рабочего времени работников, что приводит к повышению общей производительности и росту дохода организации.
● Сервисные процессы Это работы, необходимые для поддержания жизнедеятельности бизнеса. К ним относятся бухгалтерский учет, делопроизводство, формирование отчетов и т.п. Автоматизация снижает затраты на ведение подобных процессов. Сотрудники тратят меньше времени на заполнение документации, расчеты, анализ и общая стоимость работ снижается.

С автоматизацией бизнеса компания высвобождает часть ресурсов, может перенаправить их на более важные процессы и оптимизировать затраты времени, финансов. В будущем значительное количество задач будет решаться беспилотными работами, а уже сейчас для бизнеса созданы инструменты для быстрого решения текущих задач. К примеру, CRM-система и программа для автоматизации доставки воды поможет наладить общение с клиентами, учитывать мельчайшие нюансы работы.

Почему нужно автоматизировать бизнес

Автоматизация бизнеса – это экономия времени и ресурсов. Внедрение специального программного обеспечения производится именно с этой целью. Работы, выполняемые людьми и программами, существенно отличаются как и скорость. Человеческий фактор влияет на все бизнес-процессы. Если речь идет о рутинных задачах, программа справится лучше.

Также исключаются возможные ошибки в заполнении документов, отчетов, карт. Результат автоматизации бизнеса – ускорение рабочих процессов, устранение ошибок. Кроме того, работы, выполненные программой, не следует оплачивать, как это происходит с трудом работников. Главные задачи автоматизации бизнеса:

- улучшение учета и контроля;

- ускорение составления документов;

- планирование стратегии развития;

- снижение затрат на оплату труда;

- снижение человеческого фактора;

- безопасность данных;

- повышение качества клиентского обслуживания.

- побочный эффект автоматизации бизнеса заключается в разгрузке сотрудников и повышении производительности труда.

– Человеческое время переключается на уникальные задачи и работу с клиентами.

Побочный эффект автоматизации бизнеса состоит в разгрузке сотрудников и повышении производительности труда. Человеческое время переключается на уникальные задачи и работу с клиентами.

Программное обеспечение необходимо для того, чтобы:

- не пропустить клиента. Для привлечения аудитории выделяется значительная часть бюджета. В условиях конкуренции эти средства просто утратить. Умная система фиксирует каждый входящий звонок, чтобы вы могли оперативно связаться с потенциальным заказчиком услуг/товаров.
- стандартизировать работу. Без ПО люди работают так, как привыкли. С ней так, как положено. Программа позволяет подвести работу под единый стандарт и упрощает контроль над сотрудниками.
- накопить статистическую базу. Вся рабочая информация хранится на одном месте. Благодаря этому можно без особого труда составлять отчеты, анализировать статистику и планировать работу заранее.
- грамотно построить работу. В системе заложены разные готовые инструменты, позволяющие вывести работу качественно на новый уровень.

Два направления автоматизации бизнеса

Как уже говорилось выше, автоматизация бизнес-процессов делится на две основные категории:

- оптимизация основных процессов. К ним относятся работа с клиентами, заполнение документов, сохранность информации и т.п. Автоматизация основных процессов приводит к увеличению продаж и общей прибыльности бизнеса.

- оптимизация поддерживающих процессов. Помогает снизить затраты на человеческий труд. Расчеты, бухгалтерский учет, аналитика производят в автоматическом режиме.

Если у компании уже налажен клиентский сервис, доходность на высоком уровне, с помощью автоматизации можно снизить издержки организации.

Какие задачи решает автоматизация

Система автоматизации бизнеса помогает упростить и решить стандартные задачи, которые встречаются практически в любой организации:

- распределение задач и контроль. Программное обеспечение помогает правильно распределять задачки меж работниками. Их действия и диалоги с клиентами записываются, поэтому руководство легко отслеживать качество работы менеджеров и другого персонала.

- простой документооборот. При сотрудничестве с контрагентами, клиентами и партнерами автоматически формируются документы определенного типа и заполняются согласно полученным данным. Программное обеспечение может работать с деловыми предложениями, накладными, счетами-фактурами, актами сверки.

- сокращение штата и расходов на сотрудников. При использовании системы автоматизации производительность персонала растет, потребность в раздутом штате работников снижается.

– снижается человеческий фактор. При выполнении рутинных задач люди склонны совершать ошибки бессознательно, проблема устраняется с помощью программных решений. Кроме того, база автоматизации защищает эти организации от посторонних.

Один из побочных эффектов системы автоматизации работы компании – улучшение сервиса работы с клиентами.

Преимущества автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнес-процессов – это затратный проект, который потребует финансовых вливаний и обучения персонала на первых этапах. Любой руководитель организации хочет убедиться в том, что инвестиция принесет результат. Существует 5 основных показателей, по которым определяется эффективность применения автоматизации:

- снижение стоимости входящих обращений. «Теплые» клиенты – это основа успешной работы отдела продаж. От количества своевременно и грамотно обработанных заявок зависит общий доход организации.

- поддержка работы компании. Оптимизация рабочих процессов приводит к ускорению совместной деятельности, росту производительности и продаж.

- структурирование и систематизация данных. Отчеты, информация о клиентах, этапах продаж и другие сведения автоматически сохраняются в требуемых разделах программного обеспечения. При этом сотрудникам не нужно прилагать усилия.

- снижение субъективности бизнес-процессов. При принятии важных решений необходимы предварительная аналитика, точный расчет прогнозов и результатов. Программное обеспечение позволяет определять наиболее рациональные ходы без субъективной оценки.

Круг задач, доступных после автоматизации, зависит от функционала и версии программного обеспечения.

Инструменты автоматизации бизнеса

Существует множество систем автоматизации бизнес-процессов, часть из них доступна организациям без серьезных финансовых вложений. К примеру, многие компании используют Excel или Google таблицы. Такие инструменты требуют ручного внесения информации, но упрощают работу сотрудников. Также есть специализированные программные решения, созданные для бизнеса.

Системы управления проектами

Программы Trello, Jira, Asana предназначены для проектной работы. Основной функционал сводится к оптимальному распределению задач между сотрудниками.

Руководитель создает заказ или проект указанием итогового результата. Сотрудники берут элементы целого заказа и заполняют карточки отметками решения задач. Главный менеджер проекта контролирует выполнение задач и процесс достижения результата.

Такие программы помогают автоматизировать сообщения между исполнителями. Выполнив задание, сотрудник подчеркивает это, и все участники проекта видят изменения. Прямые сообщения, вопросы и ожидания сводятся к минимуму.

Системы управления финансами и составом

Системы типа Bamboohr, Hurma упрощают процесс управления персоналом. Сотрудники могут самостоятельно оставлять комментарии и заявки, отмечать рабочее время, выходные и отпуска. Отметки сотрудников автоматически передаются отделу кадров и бухгалтерии. Система рассчитывает начисление заработной платы, компенсации и отработанные часы.

Некоторые версии программного обеспечения помогают контролировать сотрудников. К примеру, программа автоматически сохраняет изображение рабочего стола сотрудника раз в 10 минут и отправляет эти данные руководству. Таким образом, можно убедиться, что персонал занят рабочими заданиями в течение дня.

CRM-системы

Программное обеспечение для автоматизации взаимодействия с клиентами. CRM-системы работают по достаточно простому принципу. Наружная оболочка напоминает таблицу Excel. Каждому клиенту отводится собственная карта в базе данных. В карточку вносится информация о контактных данных, истории общения, предварительных соглашениях или вопросах к менеджерам.

Каждый сотрудник, связавшись с конкретным клиентом, видит сведения о полученных вопросах, этапах сотрудничества или заключенных соглашениях. Также система напоминает необходимость связаться с клиентом, производит автоматические рассылки сообщений и писем, сохраняет историю диалогов и переписки.

В зависимости от специфики организации и размера штата, клиенты закрепляются за отдельными менеджерами или передаются свободным сотрудникам. Даже если персонал раньше не работал с этим клиентом, вся важная информация будет содержаться в карте, выводиться на экран простым нажатием на запись в базе данных. Даже при увольнении части персонала, CRM-система сохранит проделанную работу и защитит ее от взлома, удаления, доступа третьих лиц.

ERP-системы

Эти системы предназначены для отладки автоматизированных бизнес-процессов в комплексе. Многие крупные и государственные структуры страны пользуются подобными системами.

ERP-системы позволяют синхронизировать информацию о клиентах, сотрудниках, сделках. Система автоматически производит расчеты, подсказывает персоналу и выполняет множество других рутинных задач.

Автоматизация таким образом значительно ускоряет рабочие процессы, экономит время и ресурсы сотрудников. Также ERP позволяет свести влияние человеческого фактора на деятельность организации к минимуму.

ESP-системы

ESP-системы предназначены для рассылки писем на электронные почты клиентам, партнерам, целевой аудитории в маркетинговых целях. Рассылки можно использовать для информирования и привлечения покупателей. При использовании таких систем не нужно самостоятельно станки письма, загружать списки электронных адресов или отправлять сообщения вручную каждому пользователю. Также существуют системы, которые автоматически формируют и рассылают серии писем, подводя клиента к покупке без участия менеджеров.

CMS-системы

Программное обеспечение создано для удобства администрирования сайта организации. До появления CMS-систем какие-либо манипуляции с сайтами требовали вмешательства системного администратора, редактирования кода. С CMS-системой достаточно нажать несколько пунктов в меню панели управления, чтобы интерфейс, функционал или внешний вид сайта изменились.

Самостоятельное администрирование сайтов помогает сэкономить на найме специалистов и разработчиков. Специалисты настраивают сайт, наполняют его перед вводом в эксплуатацию. Большинство дальнейших изменений руководство или сотрудники компании могут производить собственноручно.

Как выбрать систему для автоматизации бизнеса

Программное обеспечение для автоматизации бизнеса подбирается из 2-х категорий. Это может быть готовая универсальная система, написанная разработчиками на продажу или дистрибуцию. Некоторые организации предпочитают выбирать второй вариант: инвестировать в разработку уникальных систем, специально создаваемых под них.

Покупка и обслуживание готового ПО обходится значительно дешевле. Руководство получает доступ к системам, устанавливает ПО на корпоративные устройства, обучает персонал. Разработка собственных систем долгая, дорогостоящая, но подразумевает большую свободу в выборе и настройке функционала.

На что обратить внимание при выборе системы автоматизации бизнеса:

1. Возможности ПО соответствуют специфике организации. Если компании можно перевести часть процессов на автоматический режим, необходимо подбирать соответствующую систему.

2. Систему можно встроить в рабочие процессы компании. Функционал, полезный интернет-магазину или службе доставки, не даст результата производственному предприятию.

3. Программное обеспечение поддерживает настройку, изменение функционала и доступа. Гибкая настройка помогает оптимизировать автоматические процессы.

4. Система поддерживает интеграцию в существующие процессы и программы. Персоналу не будет удобно запускать десятки программ одновременно. Кроме того, не интегрированные системы требуют покупки более дорогого оборудования.

Компания Venta-CRM предлагает CRM-системы для автоматизации бизнеса, повышения прибыльности компании, улучшения клиентского сервиса. Мы поможем установить отношения с клиентами, установить качественное программное обеспечение с технической поддержкой. Все подробности на сайте Venta-CRM.

Контакты

Обращайтесь к нам с любыми запросами:

Адрес

49000, м. Днепр, пр. О. Поля, 107 Г

График

Понедельник – пятница:9:00 - 18:00

Спасибо!

Мы скоро с Вами свяжемся

Can't send form.

Please try again later.