Der Unterschied zwischen CRM und ERP

Um sich von Routineaufgaben zu entlasten und strategische Fragen zu bearbeiten, sollte eine Führungskraft die Unternehmensprozesse so weit wie möglich automatisieren. Besonders wichtig ist dies für Unternehmer, die ein großes oder sogar sehr großes Unternehmen aufbauen möchten.

ERP- und CRM-Systeme unterstützen bei der Automatisierung des Unternehmens. Dabei handelt es sich um moderne Lösungen, die den Bedarf an Automatisierung und Kontrolle von Geschäftsprozessen erfüllen.

In diesem Artikel betrachten wir die Unterschiede zwischen CRM und ERP im Detail und erklären, welche dieser Softwarelösungen am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Die Antwort finden Sie im Folgenden.

Was ist ein CRM-System?

Ein solches System wird eingesetzt, um den Aufbau von Kundenbeziehungen zu verfolgen und gezielt zu steuern. Diese Softwarelösung hilft dabei, den gesamten Zeitraum der Kundeninteraktion zu digitalisieren – vom ersten Kontakt bis zu wiederholten Käufen über viele Jahre hinweg.
In einem CRM-System werden Kontaktdaten, Transaktionen und der Status von Verhandlungen gespeichert. Dadurch lässt sich die Arbeit des Unternehmens mit Kunden effizient organisieren und automatisieren.
Ein CRM-System kann automatisch oder teilweise automatisch geführt werden. Das Funktionsprinzip ist einfach: Ein potenzieller Kunde besucht eine Werbeplattform und hinterlässt eine Anfrage. Wenn alles korrekt eingerichtet ist, werden seine Daten automatisch in die CRM-Datenbank übernommen. Sobald der Kunde seine Bestellung bezahlt, wird dort auch der Transaktionsstatus aktualisiert.
Ein CRM-System kann nicht nur mit einer Website, sondern auch mit mobilen Anwendungen verbunden werden. Vertriebsmitarbeitende können den Bestellstatus, Kundenwünsche und weitere Informationen zur Kundeninteraktion manuell aktualisieren. Die Arbeitsweise des CRM-Systems lässt sich entsprechend Ihren Anforderungen und Präferenzen anpassen, sofern der Funktionsumfang der jeweiligen Software dies ermöglicht.
Die wichtigsten Ziele bei der Einführung eines CRM-Systems:
- die Quelle neuer Anfragen potenzieller Kunden erfassen;
- die gesamte Historie der Kundeninteraktion systematisieren und speichern;
- die Kundendatenbank nach bestimmten Merkmalen filtern und einzelnen Abteilungen Zugriff auf bestimmte Kundengruppen gewähren;
- Vertriebsmitarbeitenden alle wichtigen Kundeninformationen zur Verfügung stellen;
- Zeit sparen, da Daten nicht manuell eingegeben werden müssen;
- wiederkehrende Vorgänge automatisieren, beispielsweise den Versand von Werbenachrichten;
- Erinnerungen an Anrufe oder Termine per Push-Benachrichtigung, SMS oder E-Mail senden;
- konkrete Kennzahlen für Analysen erhalten.
Die Einsatzmöglichkeiten eines CRM-Systems lassen sich anschaulich am Beispiel von Venta-CRM nachvollziehen. Auf unserer Website finden Sie ausführliche Informationen darüber, welche Verbesserungen die Einführung dieses Werkzeugs für ein Wasserlieferunternehmen ermöglicht.

Die Software wird benötigt, um:
- keinen Kunden zu verlieren. Ein erheblicher Teil des Budgets wird für die Kundengewinnung eingesetzt. Unter Wettbewerbsbedingungen können diese Investitionen schnell verloren gehen. Ein intelligentes System erfasst jeden eingehenden Anruf, damit Sie potenzielle Kunden schnell kontaktieren können.- die Arbeitsabläufe zu standardisieren. Ohne Software arbeiten Mitarbeitende so, wie sie es gewohnt sind. Mit einem CRM-System arbeiten sie nach festgelegten Standards. Das Programm vereinheitlicht die Arbeitsprozesse und erleichtert die Kontrolle der Mitarbeitenden.- eine statistische Datenbasis aufzubauen. Alle arbeitsrelevanten Informationen werden an einem Ort gespeichert. Dadurch lassen sich Berichte einfach erstellen, Statistiken analysieren und zukünftige Aufgaben planen.- die Arbeit effizient zu organisieren. Das System enthält verschiedene fertige Werkzeuge, mit denen sich die Arbeitsprozesse auf ein qualitativ neues Niveau bringen lassen.

CRM: Vorteile der Einführung für ein Unternehmen

Ein CRM-System bildet die Grundlage für eine bessere Servicequalität, eine höhere Kundenbindung und steigende Umsätze durch langfristige Kundenbeziehungen. Die darin gespeicherten Daten sind für Marketingfachleute, die Vertriebsabteilung und Mitarbeitende im Kundensupport hilfreich. Ein CRM-System ist ein äußerst wirksames Marketinginstrument. Damit können Ihre Mitarbeitenden die Bedürfnisse der Kunden besser verstehen und rechtzeitig darauf reagieren.

Ein CRM-System hilft Ihnen bei der Lösung von zehn Aufgaben:

1. Vertriebsprozesse standardisieren und optimieren.
2. Die Aktivität der Mitarbeitenden und die Anzahl eingehender potenzieller Kunden in Echtzeit verfolgen.
3. Die Qualität der Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Kunden überwachen.
4. Den Verkaufstrichter analysieren und rechtzeitig anhand tatsächlicher Kennzahlen verbessern, statt sich auf Annahmen der Marketingabteilung zu verlassen.
5. Berichte zu einzelnen Tätigkeitsbereichen des Unternehmens erstellen.
6. Mitarbeitenden Aufgaben zuweisen sowie Ausführende und Verantwortliche bestimmen.
7. Die Effektivität verschiedener Werbequellen bewerten und verfolgen, wie profitabel die einzelnen Phasen des Verkaufstrichters für das Unternehmen sind.
8. Daten zur Analyse an andere Programme übermitteln und mithilfe von Integrationen zusätzliche Dienste anbinden.
9. Wiederkehrende Aufgaben automatisieren und das Risiko menschlicher Fehler reduzieren, sodass Informationen rechtzeitig bei den richtigen Empfängern ankommen.
10. Die Effizienz des Unternehmens steigern.

Oben wurden die Aufgaben aufgeführt, bei denen ein CRM-System unterstützen kann. Eine genauere Betrachtung des Marktes für Softwarelösungen zur Kundenverwaltung zeigt jedoch, dass nur wenige Systeme alle zehn genannten Aufgaben erfüllen können.

Es ist nicht notwendig, ein CRM-System mit maximalem Funktionsumfang zu verwenden. Eine Software, die Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllt und zugleich in das vorgesehene Budget passt, ist vollkommen ausreichend.

Was ist ein ERP-System?

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Dabei handelt es sich um ein System, mit dem sich Arbeitsprozesse und betriebliche Abläufe innerhalb eines Unternehmens organisieren lassen. Damit können Sie die Verwaltung großer Teams, von Vermögenswerten, Produktion, Finanzen und Lieferketten digitalisieren, sofern dies für Ihre Branche relevant ist.

Vergleicht man CRM- und ERP-Systeme, ist ERP die umfangreichere und komplexere Softwarelösung. Enterprise-Resource-Planning-Software wird in Unternehmen mit einer komplexen, mehrstufigen Produktionsstruktur eingesetzt. Für neu gegründete Onlineshops, kleine familiengeführte Cafés und andere Kleinstunternehmen ist ein ERP-System in der Regel weniger relevant.

Diese Software dient der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und ihrer anschließenden Optimierung. Ein ERP-System ist besonders für Unternehmen mit hohen Kosten und großen Datenmengen geeignet. Diese technologische Lösung hilft dabei, die Abläufe eines großen, entwickelten Unternehmens zu strukturieren, wenn sich sämtliche Prozessbeschreibungen nicht mehr auf Papier oder allein im Wissen einzelner Fachkräfte erfassen lassen.

ERP bedeutet, den aktuellen Zustand des eigenen Unternehmens klar zu verstehen und Wege zu erkennen, um vom Ausgangspunkt A zum gewünschten Ziel B zu gelangen.

ERP: Vorteile der Einführung für ein Unternehmen

Wenn Sie an der Leitung eines großen Unternehmens beteiligt sind, kann ein ERP-System dabei helfen, sämtliche Geschäftsprozesse übersichtlicher und verständlicher zu gestalten. Damit lässt sich ein einheitlicher Mechanismus schaffen, über den die Unternehmensaktivitäten gesteuert und kontrolliert werden.

Die Digitalisierung des Unternehmens mithilfe eines ERP-Systems ermöglicht Führungskräften und Schlüsselmitarbeitenden, das eigene Produkt sowie die damit verbundenen Serviceprozesse besser zu verstehen. Dadurch lassen sich potenzielle Wachstumsmöglichkeiten erkennen und die gewünschten finanziellen Kennzahlen erreichen.

Die Einführung eines ERP-Systems hilft dabei:

1. alle Geschäftsprozesse in einer Benutzeroberfläche zusammenzuführen, darunter Vertrieb, Projektmanagement, Finanzmanagement und interne Kommunikation;
2. einen schnellen Datenaustausch zwischen allen Abteilungen des Unternehmens zu organisieren;
3. die Arbeit verschiedener Unternehmensbereiche zu koordinieren;
4. die laufenden Geschäftsaktivitäten zu kontrollieren und jederzeit zu sehen, was aktuell im Unternehmen geschieht;
5. die Unternehmensleistung anhand festgelegter KPI zu überwachen.

Dabei ist zu beachten, dass ein ERP-System eine komplexe Lösung ist. Ohne entsprechende Fachkenntnisse ist eine eigenständige Einführung schwierig. Daher empfiehlt es sich, für die Implementierung spezialisierte Fachkräfte hinzuzuziehen.

Wann sollten Sie sich für ein CRM- und wann für ein ERP-System entscheiden?

Wenn Sie die oben dargestellten Informationen aufmerksam gelesen haben und wir sie verständlich vermitteln konnten, wissen Sie bereits, was CRM- und ERP-Systeme sind. Nun betrachten wir die Situationen, in denen die jeweilige Lösung besser geeignet ist.
Bei der Auswahl moderner Software zur Digitalisierung Ihres Unternehmens sollten Sie sich an den Aufgaben orientieren, die Sie lösen möchten.
Wann wird ein CRM-System benötigt?
1. In Ihrem Unternehmen dreht sich vieles um die Vertriebsabteilung. Ein CRM-System bietet eine gute Möglichkeit, deren Effizienz zu steigern, zentrale Prozesse zu automatisieren und zu systematisieren sowie Wachstumspotenziale zu erkennen.
2. Ein großer Teil Ihres Geschäfts basiert auf Kommunikation, etwa auf Anrufen, E-Mails und persönlichen Gesprächen. Ein CRM-System hilft dabei, die Kundendatenbank in eine Quelle zusätzlicher Verkäufe zu verwandeln.
3. Sie besitzen, leiten oder entwickeln ein Unternehmen im Groß- und Einzelhandel, im Dienstleistungssektor oder in einer verwandten Branche. In diesem Fall unterstützt ein CRM-System dabei, Kundenbindung aufzubauen und langfristige Kundenbeziehungen zu entwickeln.
Mit anderen Worten: Ein CRM-System eignet sich für Situationen, in denen Sie wissen möchten, wie viele Kunden Ihr Unternehmen hat, aus welchen Quellen sie kommen und in welcher Phase der Kundenbeziehung sie sich befinden. Es handelt sich um ein vergleichsweise schnell einzuführendes Werkzeug, mit dem sich die Arbeit mit Kunden kontrollieren und effizient organisieren lässt.
Wann wird ein ERP-System benötigt?
1. Sie entwickeln ein mittleres oder großes Unternehmen.
2. Sie möchten nicht nur die Arbeit einer einzelnen Abteilung, sondern die Prozesse des gesamten Unternehmens systematisieren und organisieren.
3. Lager, Produktionsstätten sowie Logistik- und Verladeabteilungen spielen in Ihrem Unternehmen eine zentrale Rolle.
4.Sie müssen aus bislang unkoordinierten Abläufen ein einheitliches System schaffen: genaue Produktionsfristen festlegen, Bedingungen für den Warenversand vorbereiten, Rohstoffe für den Einkauf auswählen und weitere Prozesse koordinieren.
ERP-Systeme sind besonders im Massenvertrieb, im Automobilbau, in der chemischen Industrie, im Bauwesen und in der Lebensmittelproduktion verbreitet.

Zusammenspiel von CRM und ERP

Selbstverständlich können beide Softwarelösungen gemeinsam eingesetzt werden. ERP und CRM sind keine konkurrierenden Systeme. Ein ERP-System dient vor allem der Steuerung der Warenproduktion und der Logistik. Ein CRM-System hilft dabei, den Vertrieb fertiger Produkte zu organisieren und die Kundenbindung zu stärken. Die Kombination aus ERP und CRM ermöglicht es Ihnen, die wichtigsten Geschäftsprozesse umfassend zu systematisieren.

Beide Softwarelösungen lassen sich durch eine entsprechende Integration miteinander verbinden. Alternativ können Sie sich an Fachleute wenden, die ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einführen, das bereits über ein integriertes CRM-Modul verfügt.

CRM und ERP als separate Softwareprodukte

In großen Produktionsunternehmen, in denen besonderer Wert auf die Herstellung hochwertiger Produkte und die Einhaltung sämtlicher technologischer Prozesse gelegt wird, kommt in der Regel ein ERP-System zum Einsatz. Zur Kontrolle der Vertriebsabteilung und zur Systematisierung von Transaktionsdaten wird dagegen ein CRM-System eingerichtet. Beide Softwarelösungen lassen sich über eine API miteinander verbinden. Dadurch können die Systeme Daten austauschen: Werden Informationen in einem Programm eingegeben, werden sie automatisch auch in das andere übertragen.

Damit zwei separate Softwareprodukte miteinander verbunden werden können, muss das CRM-System flexible Einstellungen bieten. Der Funktionsumfang sollte beispielsweise die Erstellung von Feldern ermöglichen, in die Daten in verschiedenen Formaten eingetragen werden können. Auch erweiterte API-Funktionen sind hilfreich, da sie den Abruf benötigter Daten und deren Weiterleitung an die richtige Stelle ermöglichen.

Bei der Verbindung verschiedener Softwareprodukte kann es zu Unstimmigkeiten kommen, da einzelne Elemente oder Prozesse standardmäßig nicht miteinander kompatibel sind. Um Systemfehler zu vermeiden und die Integration korrekt einzurichten, ist die Erfahrung eines Systemadministrators erforderlich.

CRM und ERP in einem Softwareprodukt

Eine weitere Möglichkeit, sowohl ERP als auch CRM im Unternehmen einzusetzen, ist die Nutzung einer fertigen technologischen Lösung. Durch die vollständige Kompatibilität sparen Sie Zeit und Aufwand, da alle Komponenten von Anfang an wie vorgesehen zusammenarbeiten. In diesem Fall ist das CRM-System als Modul der ERP-Software vorinstalliert. Dieser Bereich steht neben Modulen wie „Buchhaltung“, „Finanzen“, „Lager“ und weiteren Softwarekomponenten zur Verfügung.

Wenn CRM und ERP auf derselben technischen Lösung basieren, müssen Sie sich nicht mit der Integration verschiedener Produkte befassen. Auch nach Softwareupdates ist keine ständige Kontrolle und Anpassung des gemeinsamen Betriebs erforderlich.

Ein Nachteil der Nutzung von CRM und ERP in einem Softwareprodukt kann der eingeschränkte Funktionsumfang sein. Wenn das CRM-System lediglich als zusätzliches Modul dient, stehen häufig nur begrenzte Funktionen zur Verfügung. Außerdem sind solche Lösungen meist weniger flexibel und lassen sich nur schwer an zusätzliche Kundenanforderungen anpassen. Der Grund dafür ist, dass sich die Entwickler solcher ERP-Systeme mit integriertem CRM häufig stärker auf andere Module zur Systematisierung der Geschäftsprozesse konzentrieren.

Fazit

Beide Systemlösungen dienen der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Der Unterschied zwischen CRM und ERP liegt im jeweiligen Verwendungszweck. Ein CRM-System ist stärker auf die effiziente Kundenkommunikation und den anschließenden Vertrieb fertiger Produkte ausgerichtet. Ein ERP-System dient dagegen vor allem der Digitalisierung und Kontrolle von Produktionsprozessen.

CRM-Systeme eignen sich für kleine Unternehmen mit 1 bis 50 Mitarbeitenden. Besonders relevant sind sie im Dienstleistungs- und Handelsbereich sowie für Unternehmen, die ihre Vertriebsabteilung aktiv weiterentwickeln.

ERP-Systeme eignen sich eher für große Unternehmen, deren Arbeitsprozesse umfassend systematisiert werden müssen. Sie sind besonders für Betriebe mit Hunderten oder sogar Tausenden Mitarbeitenden relevant. In diesem Fall ist das CRM-System lediglich ein Bestandteil eines größeren Informationssystems.

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