Ziele der CRM-Einführung

Damit die Einführung erfolgreich verläuft, sollten die Aufgaben des CRM-Systems im Voraus festgelegt werden. Viele Unternehmer glauben fälschlicherweise, dass die Installation des Systems sofort alle Probleme löst und den Gewinn des Unternehmens steigert.

Ein CRM-System ist jedoch lediglich ein Werkzeug. Es kann weder die Schwächen der Manager noch ungeordnete Prozesse oder mangelnde Marktkenntnisse ausgleichen. Gerade weil Führungskräfte von Anfang an überhöhte Erwartungen an die Software stellen, scheitert die Einführung häufig.

Es reicht aus, die Ziele und Aufgaben des Systems im Voraus klar zu definieren, um nicht zu den Unternehmen zu gehören, „bei denen es nicht funktioniert hat“.

Ziele der CRM-Einführung

Verschiedene Onlinequellen interpretieren die Ziele eines CRM-Systems unterschiedlich.
Zusammengefasst lauten sie für Vertriebsmitarbeitende und Unternehmensinhaber wie folgt:
1. Verwaltung der Kundendatenbank mit unterschiedlichen Zugriffsrechten;
2. Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeitende und Kontrolle ihrer Ausführung;
3. Kontrolle der Arbeit der Vertriebsmitarbeitenden;
4. einfache Einarbeitung neuer Mitarbeitender;
5. Erinnerungen an Anrufe, Aufgaben und Termine;
6. automatische Erstellung des Verkaufstrichters;
7. Berichterstellung und Analysen;
8. Vertriebsprognose und Vertriebssteuerung;
9. Minimierung von Fehlern durch menschliches Versagen;
10. Steigerung des Gewinns und des Unternehmenswerts.

Die wichtigsten Aufgaben eines CRM-Systems

Verwaltung der Kundendatenbank

Die Abkürzung CRM steht für „Customer Relationship Management“, also Kundenbeziehungsmanagement. Daraus ergibt sich das Hauptziel des Systems: Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Beziehungen zu Kunden professionell aufzubauen und zu pflegen.

Im CRM-System werden nicht nur eine Kundenliste und Kontaktdaten gespeichert, sondern auch die gesamte Interaktionshistorie. Jede Anfrage, jeder Kauf, jedes Gespräch mit einem Vertriebsmitarbeiter oder dem Support sowie jede Reaktion auf Marketingmaßnahmen wird in der Datenbank erfasst. Dadurch kann der Unternehmensinhaber Produkte und Dienstleistungen gezielt anpassen, während der Kunde ein personalisiertes Angebot erhält. So verliert das Unternehmen den Kunden nicht, sondern stärkt zugleich dessen Loyalität.

Eine zentrale Kundendatenbank verhindert außerdem, dass ein ausscheidender Mitarbeiter wertvolle Informationen mitnimmt oder Daten durch einen defekten Datenträger verloren gehen. Alle Informationen sind zuverlässig geschützt und nur für bestimmte Mitarbeitende zugänglich. Nach dem Ausscheiden eines Managers wird dessen Zugang einfach aus dem System entfernt.

Analytik

Nur wenn der Unternehmensinhaber das vollständige Bild seines Geschäfts sieht, kann er es erfolgreich weiterentwickeln und den Gewinn steigern. Er muss genau verstehen, welche Funktionen notwendig sind, auf welche verzichtet werden kann und wie sich zukünftige Einnahmen prognostizieren lassen.

Natürlich kann man sich auf die Informationen der Vertriebsmitarbeitenden verlassen. Statistische Daten und konkrete Zahlen liefern jedoch deutlich mehr Erkenntnisse. Analytik gehört zwar zu den zusätzlichen Funktionen eines CRM-Systems, ist aber von großer Bedeutung.

Das CRM-System stellt umfassende Informationen bereit, darunter die bevorzugten Werbekanäle der Kunden, die meistverkauften Produkte und Dienstleistungen, die erfolgreichsten Vertriebsmitarbeitenden, die Anzahl abgeschlossener Geschäftsabschlüsse und vieles mehr. Mithilfe interner Berichte kann die Führungskraft fundierte Entscheidungen treffen, die nicht auf Intuition, sondern auf präzisen Daten basieren. Denn auch Menschen mit einem guten Gespür können sich manchmal irren.

Kontrolle der Arbeit der Vertriebsmitarbeitenden

Wenn das CRM-System richtig eingerichtet ist, werden alle Kommunikationen mit den Kunden in seiner Benutzeroberfläche erfasst. Dadurch kann die Führungskraft die Qualität der Arbeit der Vertriebsmitarbeitenden kontrollieren.

Die meisten Programme bieten die Möglichkeit, Telefongespräche aufzuzeichnen, um die Einhaltung des Verkaufsskripts zu überprüfen. Außerdem erhält die Führungskraft Zugriff auf die Korrespondenz zwischen Mitarbeitenden und Kunden und kann den Verlauf sowie den Status der Geschäftsabschlüsse einsehen.

Die Nachverfolgung der Kundenarbeit ermöglicht es, eine Rangliste der Vertriebsmitarbeitenden zu erstellen, verschiedene Anreizsysteme einzuführen und Mitarbeitende zu entlassen, die kein ausreichendes Engagement zeigen.

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Eine der wichtigsten Aufgaben eines CRM-Systems ist die Automatisierung von Prozessen und Verkäufen. Dadurch lässt sich die Zahl der durch menschliche Fehler verursachten Probleme minimieren. Gleichzeitig sinkt der Zeitaufwand für routinemäßige Aufgaben.
Anstatt typische Präsentationen, Zahlungsbestätigungen oder Informationen über den Versand eines Angebots manuell an Kunden zu senden und Aufgaben an Mitarbeitende zu verteilen, kann das CRM-System entsprechend eingerichtet werden und diese Vorgänge automatisch ausführen. Dafür stehen Vorlagen und Makros, Dashboards, Diagramme, Karten und weitere Funktionen zur Verfügung, die sich an die eigenen Anforderungen anpassen lassen.
Das Programm kann dadurch automatisch:
1. einem Kunden, der eine Anfrage über die Website gesendet hat, eine Unternehmenspräsentation per E-Mail zusenden;
2. nach Zahlungseingang eine Dankesnachricht per E-Mail oder SMS versenden;
3. abhängig vom Status des Geschäftsabschlusses Informationsanrufe bei Kunden durchführen.
Die meisten Routineprozesse können und sollten mithilfe eines CRM-Systems automatisiert werden. Die dadurch gewonnene Zeit lässt sich für die Verbesserung der Kundenbetreuung nutzen.

Steigerung der Vertriebseffizienz

Diese Aufgabe lässt sich lösen, indem Informationen über potenzielle Geschäftsabschlüsse in die zentrale Kundendatenbank aufgenommen und durch alle Phasen des Verkaufstrichters begleitet werden. In der Kundenkarte werden sämtliche Daten zu den Interaktionen mit dem Unternehmen angezeigt – vom ersten Kaltakquise-Anruf oder einer eingehenden Anfrage an.
Wenn die Arbeit der Vertriebsmitarbeitenden bei der Begleitung des Kunden durch jede Phase des Verkaufstrichters systematisiert wird, lässt sich der Gewinn deutlich steigern.
So hilft ein CRM-System dabei, die Vertriebseffizienz zu erhöhen:
- Erstellung eines einheitlichen Verkaufstrichters, den jeder Kunde durchläuft und bei dem der Vertriebsmitarbeiter genau weiß, welche Schritte in der jeweiligen Phase erforderlich sind;
- Anzeige von Verkaufsskripten und Checklisten in der Auftragskarte;
- automatische Zuweisung von Aufgaben während der Kundenbetreuung, beispielsweise einen Anruf tätigen, ein Angebot senden oder an eine Zahlung erinnern.
Wenn die Vertriebsmitarbeitenden nicht mehr nach eigenen Methoden arbeiten, sondern einem einheitlichen Ablauf und gemeinsamen Servicestandards folgen, steigt der Gewinn spürbar.

Was Sie bei der Auswahl eines CRM-Systems beachten sollten

Bei der Auswahl der passenden Software müssen Sie genau verstehen, welches Ergebnis Sie erreichen möchten. Ohne klar definierte CRM-Ziele kann man endlos verschiedene Systeme ausprobieren.
Außerdem sollten Sie prüfen, ob der Anbieter über praktische Erfahrung verfügt. Hat er das CRM-System beispielsweise erfolgreich im eigenen Unternehmen eingeführt? Das lässt sich einfach überprüfen: Hinterlassen Sie eine Anfrage auf der Website und beobachten Sie, wie schnell darauf reagiert wird, in welcher Form die Kommunikation erfolgt und ob Ihnen erfolgreiche Einführungsbeispiele präsentiert werden. Fragen Sie außerdem, wie das Unternehmen aufgebaut ist und ob dort Marketingfachleute sowie Berater für Geschäftsprozesse und Vertrieb arbeiten. Schließlich bestellen Sie nicht nur ein Computerprogramm, sondern ein Werkzeug zur Steigerung des Gewinns.
Die Auswahl eines geeigneten CRM-Systems sollte auf sieben Kriterien basieren:
1. Universelles oder branchenspezifisches System. Universelle Systeme eignen sich für viele verschiedene Geschäftsbereiche. Branchenspezifische Lösungen werden dagegen unter Berücksichtigung der Besonderheiten einer bestimmten Branche entwickelt, wie beispielsweise Venta-CRM.
2. Funktionsumfang. Sie sollten nicht für Funktionen bezahlen, die Sie nicht benötigen und die den Arbeitsbereich nur unnötig überladen.
3. Cloud- oder On-Premise-Lösung. Bei einer Cloud-Lösung werden die Daten auf dem Server des Anbieters gespeichert. Bei einer On-Premise-Lösung befinden sie sich auf den Computern oder Servern des Kunden.
4. Integrationen. Die Anbindung an externe Dienste ermöglicht es, viele Aufgaben effizient zu lösen.
5. Mobile Version. Sie ermöglicht den Zugriff auf das CRM-System von jedem Ort der Welt aus.
6. Datensicherheit. Die Zuverlässigkeit der Software lässt sich unter anderem anhand der Häufigkeit von Datensicherungen, der Möglichkeit zur Einschränkung von Zugriffsrechten und der Anzahl der Schutzstufen bei der Anmeldung bewerten.
7. Tarifplan. Der passende Tarif sollte anhand des benötigten Funktionsumfangs, der Nutzerzahl und bei Cloud-Systemen auch des verfügbaren Speicherplatzes gewählt werden. Bei Cloud-Software wird für die tatsächliche Nutzungsdauer bezahlt, während eine On-Premise-Version in der Regel einmalig erworben wird.
Auf Grundlage dieser Kriterien können Sie das passende CRM-System auswählen und Ihr Unternehmen damit erfolgreich weiterentwickeln.

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