Wie Sie ein CRM-System auswählen

CRM-Systeme werden von Jahr zu Jahr bei kleinen, mittleren und großen Unternehmen immer beliebter. Während kleinere Unternehmen teilweise noch ohne ein solches System auskommen können, ist es für mittlere und große Unternehmen nahezu unverzichtbar.

Die Auswahl eines CRM-Systems kann viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn der Kunde nicht genau weiß, was er von der Software erwartet. Wichtig ist, dass das System vollständig zu den Geschäftsprozessen passt und über alle erforderlichen Funktionen verfügt.

In diesem Artikel erklären wir, welche Probleme ein CRM-System löst und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Warum sollte ein CRM-System eingeführt werden?

Die Einführung einer solchen Software ermöglicht es, Kunden und Geschäftsabschlüsse zu verwalten, Berichte zu erstellen, die Arbeit der Mitarbeitenden zu kontrollieren und die Vertriebsergebnisse zu analysieren.

Mit einem intelligenten System verpassen Sie keinen Anruf und können dadurch einen ausgezeichneten Kundenservice gewährleisten. Dies führt dazu, dass Kunden erneut auf Ihr Unternehmen zurückkommen und die Verkaufszahlen steigen.

Statistiken zeigen, dass die richtige Auswahl eines CRM-Systems den Gewinn deutlich steigern kann (siehe Abbildung).

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Die Software ist erforderlich, um:
- keinen Kunden zu verlieren. Ein erheblicher Teil des Budgets wird für die Gewinnung potenzieller Kunden eingesetzt. Unter starkem Wettbewerbsdruck können diese Investitionen leicht verloren gehen. Ein intelligentes System erfasst jeden eingehenden Anruf, damit Sie potenzielle Käufer oder Auftraggeber schnell kontaktieren können.- Arbeitsprozesse zu standardisieren. Ohne Software arbeitet jeder so, wie er es gewohnt ist. Mit einem CRM-System folgen alle festgelegten Abläufen. Das Programm schafft einheitliche Arbeitsstandards und erleichtert die Kontrolle der Mitarbeitenden.- eine statistische Datenbasis aufzubauen. Alle geschäftlichen Informationen werden an einem Ort gespeichert. Dadurch lassen sich Berichte einfacher erstellen, Statistiken analysieren und zukünftige Arbeitsabläufe planen.- Arbeitsprozesse professionell zu organisieren. Das System enthält verschiedene vorgefertigte Werkzeuge, mit denen sich die Arbeit auf ein qualitativ neues Niveau bringen lässt.

Welche Probleme löst ein CRM-System?

- Verlust potenzieller Kunden. Das CRM-System erfasst jeden eingehenden Anruf, jede Anfrage und jeden Lead. Die Vertriebsmitarbeitenden sehen alle verpassten Kontakte und können potenzielle Kunden schnell zurückrufen. Die Einführung des Systems hilft dabei, die Arbeit der Vertriebsabteilung zu organisieren und den Gewinn zu steigern.- Unzuverlässige Mitarbeitende. Das Programm erstellt Berichte über die Arbeit jedes Vertriebsmitarbeitenden: mit welchen Kunden er arbeitet und welche Aufgaben noch zu erledigen sind. Dadurch kann das Unternehmen sein Team gezielt mit verantwortungsvollen und engagierten Mitarbeitenden besetzen.- Fehlende Standards im Kundenservice. Die Auswahl eines passenden CRM-Systems ermöglicht es, einheitliche Servicestandards für alle Vertriebsmitarbeitenden einzuführen. Dadurch wird das Risiko, einen Kunden aufgrund mangelnder Aufmerksamkeit zu übersehen, auf ein Minimum reduziert.- Schwierigkeiten bei der Vertriebsanalyse. Im System lassen sich die Anzahl der Leads und der erfolgreich abgeschlossenen Geschäftsabschlüsse einsehen. Berichte werden anhand der Kennzahlen erstellt, die für die Führungskraft besonders wichtig sind.- Gewinneinbußen durch Personalwechsel. Das Programm speichert alle Daten zentral an einem Ort. Dadurch können sie problemlos an einen neuen Vertriebsmitarbeiter übergeben werden.- Abwerbung von Kunden durch ehemalige Mitarbeitende. Ein CRM-System ermöglicht unterschiedliche Zugriffsrechte für Vertriebsmitarbeitende und Führungskräfte. Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters wird sein Zugriff auf die Kundendaten gesperrt.- Unordnung in den Dokumenten. In intelligenten Systemen ist die Dokumentenverwaltung automatisiert. Dadurch muss weniger Zeit für die Erstellung von Schreiben und Verträgen, die Korrektur von Fehlern und die Bearbeitung von Kundenbeschwerden aufgewendet werden. Viele CRM-Systeme lassen sich zudem mit E-Mail-Diensten integrieren, um den Versand von Nachrichten zu beschleunigen.

Welches CRM-System sollten Sie wählen?

Jeder Nutzer stellt unterschiedliche Anforderungen an das Produkt. Schönheitssalons benötigen beispielsweise eine Kundendatenbank sowie Funktionen für Terminerinnerungen und Werbeangebote. Für Banken sind dagegen ein systematischer Ansatz und ein umfangreicher Funktionsumfang besonders wichtig. Deshalb sollte ein CRM-System gewählt werden, das hinsichtlich Bereitstellungsart, Spezialisierung, Informationsverarbeitung und Funktionsumfang optimal zum Unternehmen passt.
Welche Arten von Systemen gibt es?
1. Nach Bereitstellungsart. Es gibt cloudbasierte und On-Premise-Systeme. Cloudbasierte Programme speichern die Daten auf externen Servern und sind online zugänglich. Beispiele dafür sind amoCRM, Megaplan, bpm’online sales, Bitrix24 und HubSpot CRM.
Bei On-Premise-Systemen werden die Daten auf dem Server des Unternehmens gespeichert, wodurch ein hohes Maß an Vertraulichkeit gewährleistet wird. Häufig kommen auch hybride Lösungen zum Einsatz, bei denen die Informationen sowohl auf dem eigenen Server als auch in der Cloud gespeichert werden.
On-Premise-Systeme sind besonders bei Unternehmen mit ungewöhnlichen Geschäftsprozessen gefragt, da sie flexiblere Anpassungsmöglichkeiten bieten. Sie sind jedoch meist teurer als Cloud-Lösungen und erfordern eine regelmäßige Wartung.
2. Nach Spezialisierung. CRM-Systeme werden in universelle und branchenspezifische Lösungen unterteilt. Universelle Systeme eignen sich für nahezu jedes Unternehmen, berücksichtigen jedoch nicht immer dessen individuelle Besonderheiten und Anforderungen. Sie sind sehr gefragt, da sie alle grundlegenden Funktionen enthalten. Zu den bekanntesten gehören Bitrix24, amoCRM und Megaplan.
Branchenspezifische Systeme berücksichtigen dagegen die Besonderheiten einer bestimmten Branche und bieten passende Lösungen für typische Aufgaben. Zu den verbreiteten branchenspezifischen Systemen zählen Mango Office, Yclients, Carrot Quest und „Moje Delo“.
3. Nach dem Grad der Informationsverarbeitung. Man unterscheidet vier grundlegende CRM-Typen: operative, analytische, kollaborative und kombinierte Systeme.
Operative CRM-Systeme eignen sich besonders für Vertriebsmitarbeitende und Administratoren. Sie ermöglichen die Bearbeitung vieler eingehender Anrufe, die Speicherung der Interaktionshistorie und die Kontrolle der Mitarbeitenden.
Analytische Systeme dienen der Vertriebsanalyse, der Suche nach geeigneten Werbekanälen und der Prognose finanzieller Kennzahlen.
Kollaborative CRM-Systeme lösen einen engeren Aufgabenbereich. Sie sammeln Kundenfeedback, informieren über den Bestellstatus und erinnern an vereinbarte Termine. Solche Lösungen eignen sich beispielsweise für Schönheitssalons und Autowerkstätten.
Kombinierte CRM-Systeme vereinen die Funktionen aller zuvor genannten Varianten. Sie sind besonders im Vertrieb hilfreich, wenn Gewinne analysiert und die Kundenbeziehungen verbessert werden sollen.

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Welches CRM-System Sie wählen sollten, hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Legen Sie fest, welche Aufgaben die Software Ihrer Meinung nach lösen soll, und suchen Sie anschließend nach dem führenden Anbieter in diesem Bereich.

Phasen bei der Auswahl eines CRM-Systems

1. Aufgaben definieren, die das CRM-System lösen soll. Beispielsweise bestimmte Prozesse beschleunigen, konkrete Fehler der Mitarbeitenden beseitigen oder die Kundenkommunikation verbessern. Dafür empfiehlt es sich, eine Tabelle zu erstellen: Auf der einen Seite stehen die Aufgaben, auf der anderen die passenden Werkzeuge zu ihrer Lösung. Möglicherweise genügt Ihnen eine Software mit einem grundlegenden Funktionsumfang.
2. Auswahl eingrenzen. Analysieren Sie die Systeme anhand folgender Kriterien: Art der Datenspeicherung, Flexibilität der Einstellungen und Besonderheiten des Funktionsumfangs. Entscheiden Sie, ob Sie ein cloudbasiertes oder ein On-Premise-System, eine individuelle oder standardisierte sowie eine universelle oder branchenspezifische CRM-Lösung benötigen.
3. CRM-Systeme zum Testen auswählen. Auf Grundlage der genannten Anforderungen erhalten Sie mehrere geeignete Optionen. Fast alle Anbieter stellen einen kostenlosen Testzeitraum zur Verfügung. Nutzen Sie ihn, um die Stärken und Schwächen der Programme zu erkennen.
4. Test und Analyse durchführen. In dieser Phase sollten Sie den technischen Support kontaktieren und das System anhand folgender Kriterien bewerten: Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Flexibilität der Einstellungen, Verfügbarkeit von Berichten und Statistiken, Anbindung von E-Mail und Telefonie, Einrichtung eingeschränkter Zugriffsrechte sowie Qualität des technischen Supports.
5. Fragen an den Entwickler stellen. Klären Sie mit dem Anbieter jene Kriterien, bei denen das System eine niedrige Bewertung erhalten hat. Möglicherweise konnten Sie die betreffenden Funktionen während des Tests noch nicht vollständig verstehen.

Die wichtigsten Anforderungen bei der Auswahl eines CRM-Systems

Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines CRM-Systems:
1. Funktionsumfang. Verschiedene CRM-Systeme bieten unterschiedliche Funktionen. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie festlegen, welche Aufgaben gelöst und welche Prozesse automatisiert werden müssen.
2. Branche. Auf dem Markt gibt es intelligente Systeme für bestimmte Branchen, beispielsweise für Fitnessstudios, Banken, medizinische Zentren, Essenslieferdienste, Schönheitssalons und Restaurants. Sie wurden unter Berücksichtigung der Besonderheiten des jeweiligen Geschäfts entwickelt und benötigen deshalb weniger Anpassungen und zusätzliche Einstellungen.
3. Einfache und benutzerfreundliche Oberfläche.ЬAchten Sie darauf, wie komfortabel Sie und Ihre Mitarbeitenden mit dem Programm arbeiten können. Ist die Benutzeroberfläche intuitiv verständlich und sind die Schaltflächen sinnvoll angeordnet? Sie sollten sich innerhalb weniger Tage an das neue CRM-System gewöhnen. Ist das nicht der Fall, empfiehlt es sich, die Suche fortzusetzen.
4. Integration mit anderen Programmen. Es ist wichtig, dass sich E-Mail, Telefonie, Website, SMS-Dienste, soziale Netzwerke und Messenger an das System anbinden lassen. So verpassen Sie keine Anfrage, unabhängig davon, aus welcher Quelle sie eingeht. Prüfen Sie außerdem, ob für Integrationen zusätzliche Gebühren anfallen.
5. Flexible Einstellungen. Gemeint ist die Möglichkeit, zusätzliche Funktionen selbstständig hinzuzufügen und nicht benötigte zu entfernen. Manche Bereiche überladen den Arbeitsbereich lediglich. Ein großer Vorteil ist daher, wenn ungenutzte Schaltflächen und Felder einfach deaktiviert werden können.
6. Berichte und Statistiken. Stellen Sie sicher, dass das CRM-System Berichte zu allen Kennzahlen bereitstellt, die Sie für die Vertriebsanalyse benötigen. Manche Programme bieten nur eine begrenzte Auswahl, etwa Verkaufstrichter, Entwicklung der Neukundenzahl und Summe der Geschäftsabschlüsse. Andere ermöglichen die Erstellung beliebiger Berichte, Diagramme und Grafiken.
7. Entwicklungsmöglichkeiten. Überlegen Sie, ob das CRM-System Ihre Anforderungen auch in ein bis zwei Jahren noch erfüllen kann. Möglicherweise führen Sie neue Produkte oder Dienstleistungen mit anderen Vertriebsphasen ein oder benötigen zusätzliche Integrationen. Denken Sie vorausschauend, damit Sie bei weiterem Unternehmenswachstum nicht nach einer neuen Software suchen müssen.
8. Sicherheit des Datenzugriffs. Jedes CRM-System speichert vertrauliche Informationen, darunter Kundendaten, eingehende Anfragen, abgeschlossene Geschäftsabschlüsse, neue Projekte und Finanzberichte. Deshalb ist es besonders wichtig, dass nur Sie und die von Ihnen autorisierten Mitarbeitenden darauf zugreifen können.
9. Kontrolle der Datenqualität. Damit benötigte Informationen schnell gefunden werden können, müssen die eingegebenen Daten sauber und einheitlich sein. Viele Systeme informieren Mitarbeitende darüber, wenn Daten doppelt erfasst wurden oder Fehler enthalten. Wird beispielsweise der Buchstabe „O“ versehentlich als Zahl „0“ eingegeben, kann die gesuchte Information später nur schwer gefunden werden.
10. Kosten. Der Preis sollte nicht das wichtigste Auswahlkriterium sein. Wenn ein System Ihre Anforderungen nicht vollständig erfüllt oder für eine notwendige Zusatzfunktion eine Gebühr verlangt, sollte nicht an der falschen Stelle gespart werden.

Fazit

Um das passende CRM-System auszuwählen, sollten Sie fünf Schritte durchlaufen: den Verwendungszweck festlegen, sich mit den Eigenschaften vertraut machen, geeignete Varianten zum Testen auswählen, die Ergebnisse analysieren und sich vom technischen Support beraten lassen.
Denken Sie daran, dass es auf dem Markt auch Programme gibt, die speziell für bestimmte Geschäftsbereiche entwickelt wurden. Venta-CRM bietet beispielsweise ein System, das alle notwendigen Werkzeuge zur Automatisierung eines Wasserlieferdienstes vereint.
Unser CRM-System bietet:
1. Verwaltung von Bestellungen;2. eine mobile App;3. eine einfache und intuitiv verständliche Benutzeroberfläche;4. eine unkomplizierte Erstellung von Tourenplänen für Fahrer;5. Zugriff auf die Bestellhistorie.
Wir bieten Ihnen 15 Tage lang kostenlosen Zugang zum System. Rufen Sie uns an und lassen Sie sich jetzt beraten!

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